Công nghệ nào giúp tối ưu hóa việc quản lý tài liệu trong văn phòng không giấy?

Máy in

Phần mềm quản lý tài liệu điện tử (DMS)

Tài liệu giấy

Máy fax

Trả lời:

Đáp án đúng: B

Phần mềm quản lý tài liệu điện tử (DMS) là công nghệ được thiết kế để tối ưu hóa việc quản lý, lưu trữ, tìm kiếm và chia sẻ tài liệu trong môi trường văn phòng không giấy. Nó giúp số hóa tài liệu, giảm thiểu việc sử dụng giấy, tăng hiệu quả công việc và cải thiện khả năng truy cập thông tin. Các lựa chọn khác không trực tiếp liên quan đến việc quản lý tài liệu điện tử hoặc thậm chí còn làm tăng việc sử dụng giấy (máy in, tài liệu giấy, máy fax).

800+ câu hỏi trắc nghiệm Quản trị văn phòng có lời giải chi tiết - Phần 7

50 câu hỏi 60 phút

Bắt đầu thi

Câu hỏi liên quan

Câu 15:

Điều gì giúp văn phòng điện tử hoạt động hiệu quả?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Văn phòng điện tử hoạt động hiệu quả nhờ tự động hóa các quy trình và sử dụng phần mềm chuyên dụng. Điều này giúp giảm thiểu thao tác thủ công, tăng tốc độ xử lý công việc, cải thiện khả năng cộng tác và quản lý thông tin, từ đó nâng cao hiệu quả tổng thể. Các phương án khác không phù hợp vì tăng số lượng tài liệu giấy (A) đi ngược lại mục tiêu của văn phòng điện tử, tăng giờ làm việc (C) không phải là yếu tố quyết định hiệu quả, và giảm năng suất làm việc (D) trái ngược với mục tiêu của bất kỳ văn phòng nào.

Câu 16:

Một trong những ưu điểm của văn phòng ảo là gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Văn phòng ảo giúp nhân viên có thể làm việc từ xa một cách linh hoạt, không bị ràng buộc bởi không gian văn phòng truyền thống. Đồng thời, nó giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuê văn phòng, chi phí điện nước, chi phí quản lý,... Các đáp án khác không đúng vì văn phòng ảo không làm tăng số lượng tài liệu, không làm giảm hiệu suất (thậm chí có thể tăng nếu nhân viên làm việc hiệu quả hơn trong môi trường thoải mái), và giúp giảm chi phí quản lý chứ không phải tăng.

Câu 17:

Văn phòng chia sẻ mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp nhỏ?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Văn phòng chia sẻ (coworking space) mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt là về mặt tài chính và khả năng hợp tác. Chi phí thuê văn phòng truyền thống có thể là một gánh nặng lớn đối với các doanh nghiệp mới thành lập hoặc có quy mô nhỏ. Văn phòng chia sẻ giúp giảm chi phí này bằng cách chia sẻ không gian và các tiện ích với các doanh nghiệp khác. Đồng thời, nó tạo ra một môi trường làm việc năng động, nơi các doanh nghiệp có thể giao lưu, học hỏi và hợp tác với nhau.

Phương án A sai vì văn phòng chia sẻ giúp giảm chi phí, không phải tăng.
Phương án C sai vì văn phòng chia sẻ không trực tiếp làm tăng số lượng nhân viên của doanh nghiệp.
Phương án D sai vì văn phòng chia sẻ thường tạo môi trường làm việc linh hoạt, có thể tăng hiệu suất làm việc chứ không phải giảm.

Do đó, phương án B là đáp án đúng.

Câu 18:

Công nghệ nào giúp nâng cao hiệu quả làm việc trong văn phòng?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Phần mềm quản lý và tự động hóa giúp văn phòng số hóa quy trình làm việc, giảm thiểu thao tác thủ công, tăng năng suất và hiệu quả. Máy in, máy fax và tài liệu giấy mặc dù có vai trò nhất định nhưng không mang lại hiệu quả tổng thể và khả năng tự động hóa cao như phần mềm quản lý.

Câu 19:

Một trong những lý do chính để sử dụng văn phòng không giấy là gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Văn phòng không giấy (paperless office) hướng tới việc giảm thiểu hoặc loại bỏ việc sử dụng giấy trong các hoạt động hành chính và quản lý. Mục tiêu chính của việc này là giảm chi phí mua giấy, in ấn, lưu trữ, và xử lý tài liệu, đồng thời tối ưu hóa quy trình làm việc, giúp thông tin dễ dàng được tìm kiếm, chia sẻ và bảo mật hơn. Các phương án khác như tăng số lượng tài liệu, tăng thời gian xử lý và giảm năng suất làm việc đều trái ngược với mục tiêu của văn phòng không giấy.

Câu 20:

Văn bản phải được soạn thảo đúng thể thức và hình thức văn bản theo quy định của pháp luật, các quy trình nghiệp vụ công tác văn thư được thực hiện đúng quy định của pháp luật là:

Lời giải: