Văn phòng điện tử sử dụng hệ thống nào để quản lý tài liệu?

Máy in

Máy photocopy

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (DMS)

Máy fax

Trả lời:

Đáp án đúng: C

Văn phòng điện tử sử dụng Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (DMS) để quản lý tài liệu. Hệ thống này cho phép số hóa, lưu trữ, tìm kiếm, và chia sẻ tài liệu một cách hiệu quả. Các lựa chọn khác như máy in, máy photocopy và máy fax là các thiết bị phần cứng, không phải là hệ thống quản lý tài liệu.

800+ câu hỏi trắc nghiệm Quản trị văn phòng có lời giải chi tiết - Phần 2

50 câu hỏi 60 phút

Bắt đầu thi

Câu hỏi liên quan

Câu 11:

Văn phòng điện tử có lợi ích gì so với văn phòng truyền thống?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Văn phòng điện tử (Electronic Office) được thiết kế để tiết kiệm chi phí (ví dụ: giảm thiểu việc in ấn, lưu trữ giấy tờ, chi phí đi lại) và tối ưu hóa quy trình làm việc (ví dụ: tự động hóa các tác vụ, dễ dàng chia sẻ thông tin, phối hợp làm việc từ xa). Các lựa chọn khác không phản ánh đúng lợi ích của văn phòng điện tử so với văn phòng truyền thống.

Câu 12:

Văn phòng ảo phù hợp với loại hình doanh nghiệp nào?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Văn phòng ảo là một giải pháp làm việc từ xa, cho phép nhân viên làm việc ở bất cứ đâu mà không cần đến một văn phòng vật lý cố định. Điều này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có tính linh hoạt cao, nơi nhân viên có thể làm việc từ xa, di chuyển thường xuyên hoặc không cần một không gian làm việc cố định. Các doanh nghiệp sản xuất, doanh nghiệp không sử dụng công nghệ và doanh nghiệp có chi nhánh lớn thường cần một không gian làm việc vật lý để chứa máy móc, thiết bị, hoặc để quản lý và điều phối các hoạt động.

Câu 13:

Lưu trữ tài liệu điện tử có ưu điểm gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Lưu trữ tài liệu điện tử có nhiều ưu điểm vượt trội so với lưu trữ tài liệu giấy truyền thống. Phương án B là chính xác vì việc lưu trữ điện tử giúp dễ dàng tìm kiếm và truy xuất tài liệu một cách nhanh chóng, đồng thời giảm thiểu việc sử dụng giấy, góp phần bảo vệ môi trường và tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ vật lý. Các phương án còn lại không đúng vì: A - Lưu trữ điện tử giúp giảm chi phí chứ không phải tăng; C - Lưu trữ điện tử, nếu được thực hiện đúng cách, có thể tăng cường tính bảo mật thông qua các biện pháp mã hóa và kiểm soát truy cập; D - Lưu trữ điện tử giúp giảm số lượng tài liệu giấy, không phải tăng.

Câu 14:

Văn phòng điện tử mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Văn phòng điện tử (e-office) được thiết kế để tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu các thủ tục hành chính rườm rà và chi phí vận hành. Nó giúp doanh nghiệp quản lý thông tin hiệu quả hơn, tăng cường khả năng cộng tác và cải thiện năng suất. Do đó, lợi ích chính của văn phòng điện tử là tăng hiệu quả và giảm chi phí vận hành. Các đáp án khác không chính xác vì văn phòng điện tử giúp giảm chi phí lưu trữ (không tăng), tăng cường bảo mật thông tin (không giảm), và không nhất thiết làm tăng số lượng nhân viên (mà có thể tối ưu hóa việc sử dụng nhân lực).

Câu 15:

Văn phòng thông minh giúp tăng hiệu quả làm việc bằng cách nào?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Văn phòng thông minh tập trung vào việc sử dụng công nghệ để tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình làm việc, từ đó giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Các hệ thống tự động hóa giúp giảm thiểu các công việc lặp đi lặp lại và tốn thời gian, cho phép nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn. Do đó, đáp án B là chính xác. Các đáp án còn lại không phù hợp: tăng giờ làm việc (A) không phải là mục tiêu của văn phòng thông minh, giảm tính linh hoạt (C) là điều ngược lại với mục tiêu của văn phòng thông minh, và tăng số lượng nhân viên (D) không liên quan trực tiếp đến hiệu quả làm việc mà văn phòng thông minh mang lại.

Câu 16:

Văn phòng ảo giúp doanh nghiệp làm gì?

Lời giải: