Trong suốt quá trình xây dựng dự án đã được phê duyệt, giám đốc dự án nhận thấy rằng phạm vi dự án không được xác định hợp lý, làm tăng lượng kinh phí đáng kể và trễ hạn các phần có thể chuyển giao. Giám đốc dự án yêu cầu một cuộc họp với các đối tượng liên quan để thông báo cho họ về sự chênh lệch phạm vi theo yêu cầu.

Giám đốc dự án nên tiếp cận tốt nhất biến động phạm vi cho dự án này như thế nào?

Câu hỏi này tập trung vào cách xử lý biến động phạm vi dự án (scope creep) khi nó đã xảy ra và ảnh hưởng đến chi phí và thời gian. * **Phương án A:** Chỉ chuẩn bị cấu trúc chi tiết công việc (WBS) mới là không đủ. Cần phải thông báo và được phê duyệt. * **Phương án B:** Đây là một cách tiếp cận tốt. Thông báo cho các bên liên quan, cố gắng giảm thiểu chi phí phát sinh (nếu có thể), chuẩn bị kế hoạch dự phòng, và quan trọng nhất là, nhận được sự phê duyệt bằng văn bản cho những thay đổi cần thiết. Việc này đảm bảo mọi người đều đồng ý và có trách nhiệm với những thay đổi. * **Phương án C:** Thông báo về thời gian và chi phí, cùng với các phân tích tài chính là tốt, nhưng chưa đủ. Cần phải có sự phê duyệt cho những thay đổi. * **Phương án D:** Xác định biến động là bước đầu tiên, nhưng cần phải thông báo cho các bên liên quan trước khi đề nghị phê duyệt. Như vậy, phương án B là toàn diện nhất vì nó bao gồm việc thông báo cho các bên liên quan, tìm cách giảm thiểu ảnh hưởng, và đảm bảo có sự phê duyệt chính thức cho những thay đổi phát sinh do biến động phạm vi.