Tại sao văn phòng hiện đại cần có hệ thống quản lý tài liệu điện tử?

Tăng chi phí lưu trữ

Tiết kiệm không gian và dễ truy xuất thông tin

Giảm nhân sự

Tăng số lượng tài liệu

Trả lời:

Đáp án đúng: B

Văn phòng hiện đại cần hệ thống quản lý tài liệu điện tử vì nó giúp tiết kiệm không gian lưu trữ vật lý, cho phép truy xuất thông tin nhanh chóng và dễ dàng thông qua các công cụ tìm kiếm và hệ thống tổ chức. Các đáp án khác không phù hợp vì hệ thống quản lý tài liệu điện tử không làm tăng chi phí lưu trữ, giảm nhân sự (mà có thể tăng năng suất) hoặc tăng số lượng tài liệu (mà giúp quản lý tài liệu hiệu quả hơn).

800+ câu hỏi trắc nghiệm Quản trị văn phòng có lời giải chi tiết - Phần 8

50 câu hỏi 60 phút

Bắt đầu thi

Câu hỏi liên quan

Câu 3:

Vai trò của bảo mật thông tin trong văn phòng là gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: A

Vai trò của bảo mật thông tin trong văn phòng là bảo vệ dữ liệu quan trọng (như thông tin khách hàng, tài chính, chiến lược kinh doanh) và đảm bảo an toàn cho hệ thống (máy tính, mạng lưới) khỏi các truy cập trái phép, virus, tấn công mạng. Các lựa chọn khác như tăng chi phí quản lý, giảm số lượng nhân viên, hoặc tăng khối lượng công việc không phải là mục đích chính của bảo mật thông tin.

Câu 4:

Quản trị văn phòng bao gồm hoạt động nào sau đây?

Lời giải:

Đáp án đúng: A

Quản trị văn phòng là hoạt động liên quan đến việc quản lý các nguồn lực và quy trình trong một văn phòng để đảm bảo hoạt động trôi chảy và hiệu quả. Trong các lựa chọn được đưa ra:

* A. Quản lý tài liệu và thông tin: Đây là một phần quan trọng của quản trị văn phòng, bao gồm việc lưu trữ, sắp xếp, và truy xuất thông tin một cách hiệu quả.
* B. Sản xuất sản phẩm: Đây không phải là hoạt động của quản trị văn phòng, mà là hoạt động của bộ phận sản xuất.
* C. Marketing: Đây không phải là hoạt động của quản trị văn phòng, mà là hoạt động của bộ phận marketing.
* D. Tài chính: Mặc dù quản trị văn phòng có thể liên quan đến việc quản lý ngân sách văn phòng, nhưng nó không phải là hoạt động tài chính cốt lõi.

Do đó, đáp án đúng nhất là A. Quản lý tài liệu và thông tin.

Câu 5:

Văn phòng ảo là gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: C

Văn phòng ảo là một hình thức làm việc từ xa, cho phép các cá nhân và doanh nghiệp duy trì một địa chỉ kinh doanh và các dịch vụ văn phòng mà không cần thuê một không gian vật lý cố định. Do đó, đáp án C là phù hợp nhất.

Câu 6:

Trong quản trị văn phòng, điều gì giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Câu hỏi này kiểm tra kiến thức về các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc trong quản trị văn phòng. Tăng nhân viên (A) có thể không hiệu quả nếu không có sự tổ chức tốt. Giảm giờ làm việc (C) có thể làm giảm năng suất. Tăng chi phí (D) không trực tiếp dẫn đến tăng hiệu suất. Tổ chức khoa học và sử dụng công nghệ hỗ trợ (B) giúp quy trình làm việc trơn tru, giảm thiểu lãng phí thời gian và nguồn lực, từ đó tối ưu hóa hiệu suất làm việc.

Câu 7:

Một trong những công cụ hỗ trợ quan trọng trong quản lý tài liệu là?

Lời giải:

Đáp án đúng: C

Phần mềm quản lý tài liệu (DMS - Document Management System) là công cụ chuyên dụng được thiết kế để số hóa, lưu trữ, quản lý, theo dõi và truy xuất tài liệu một cách hiệu quả. Sổ tay, máy in và máy photocopy có thể hỗ trợ các công đoạn khác trong quy trình xử lý tài liệu, nhưng DMS là công cụ chính yếu để quản lý tài liệu một cách toàn diện, đặc biệt là trong môi trường làm việc hiện đại với khối lượng tài liệu lớn.

Câu 8:

Văn phòng thông minh sử dụng yếu tố nào để tăng cường hiệu quả?

Lời giải: