Một trong những công cụ hỗ trợ quan trọng trong quản lý tài liệu là?

Sổ tay

Máy in

Phần mềm quản lý tài liệu (DMS)

Máy photocopy

Trả lời:

Đáp án đúng: C

Phần mềm quản lý tài liệu (DMS - Document Management System) là công cụ chuyên dụng được thiết kế để số hóa, lưu trữ, quản lý, theo dõi và truy xuất tài liệu một cách hiệu quả. Sổ tay, máy in và máy photocopy có thể hỗ trợ các công đoạn khác trong quy trình xử lý tài liệu, nhưng DMS là công cụ chính yếu để quản lý tài liệu một cách toàn diện, đặc biệt là trong môi trường làm việc hiện đại với khối lượng tài liệu lớn.

800+ câu hỏi trắc nghiệm Quản trị văn phòng có lời giải chi tiết - Phần 8

50 câu hỏi 60 phút

Bắt đầu thi

Câu hỏi liên quan

Câu 8:

Văn phòng thông minh sử dụng yếu tố nào để tăng cường hiệu quả?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Văn phòng thông minh được thiết kế để tối ưu hóa hiệu quả làm việc thông qua việc ứng dụng công nghệ hiện đại và hệ thống tự động hóa. Điều này giúp cải thiện quy trình làm việc, giảm thiểu các công việc thủ công và tạo ra một môi trường làm việc linh hoạt và hiệu quả hơn. Các lựa chọn khác như không gian rộng hơn, nhiều giấy tờ hơn, hoặc tăng số lượng nhân viên không trực tiếp liên quan đến khái niệm văn phòng thông minh và không đảm bảo tăng hiệu quả làm việc.

Câu 9:

Điều gì giúp nâng cao năng suất làm việc của nhân viên văn phòng?

Lời giải:

Đáp án đúng: A

Phương án A là đáp án đúng vì một môi trường làm việc thoải mái giúp nhân viên cảm thấy thư giãn và có động lực làm việc hơn. Các công cụ hỗ trợ giúp nhân viên hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn. Các yếu tố khác như giảm lương (B), giảm giờ làm (C) và tăng số lượng nhân viên (D) thường không giúp tăng năng suất làm việc, thậm chí có thể gây phản tác dụng.

Câu 10:

Chức năng chính của văn phòng là gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: C

Chức năng chính của văn phòng là quản lý thông tin và tài liệu. Văn phòng chịu trách nhiệm lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin, cũng như quản lý các tài liệu quan trọng của tổ chức. Các hoạt động khác như tổ chức sản xuất, tiếp thị và bán hàng, và điều hành tài chính thường do các bộ phận chuyên môn khác đảm nhiệm.

Câu 11:

Điều gì là quan trọng nhất trong quản trị văn phòng?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Quản trị văn phòng hiệu quả tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình làm việc, sắp xếp công việc một cách khoa học, và sử dụng các nguồn lực một cách hợp lý. Điều này đòi hỏi kỹ năng quản lý và tổ chức công việc tốt. Các phương án khác không phản ánh đúng bản chất của quản trị văn phòng: sử dụng nhiều giấy tờ (A) là không hiệu quả trong thời đại số; tăng giờ làm việc (C) không đảm bảo hiệu quả nếu không có tổ chức; và giảm sử dụng công nghệ (D) đi ngược lại xu hướng hiện đại hóa văn phòng.

Câu 12:

Một trong những đặc điểm chính của văn phòng thông minh là gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Văn phòng thông minh được đặc trưng bởi việc ứng dụng các công nghệ hiện đại và tự động hóa để tăng hiệu quả làm việc, giảm thiểu sự can thiệp của con người vào các quy trình lặp đi lặp lại, và tạo ra một môi trường làm việc linh hoạt và tiện nghi hơn. Các lựa chọn khác như sử dụng nhiều tài liệu giấy, tăng số lượng nhân viên, hoặc tăng giờ làm việc không phải là đặc điểm chính của văn phòng thông minh.

Câu 13:

Điện toán đám mây giúp ích gì cho văn phòng hiện đại?

Lời giải: