Sự cố trong sự kiện:

Tổ chức đón tiếp khách dự sự kiện là một quy trình bao gồm nhiều công đoạn. Để tổ chức đón tiếp khách một cách chu đáo và chuyên nghiệp, cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng các yếu tố sau:

1. Chuẩn bị thành phần đón tiếp khách: Xác định số lượng và vai trò của những người tham gia vào việc đón tiếp khách (ví dụ: lễ tân, nhân viên hỗ trợ, đại diện ban tổ chức).
2. Chuẩn bị khu vực đón tiếp và các trang thiết bị hỗ trợ đón tiếp khác: Sắp xếp không gian đón tiếp sao cho thoải mái, tiện nghi và phù hợp với tính chất sự kiện. Trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết như bàn ghế, bảng chỉ dẫn, quầy thông tin, nước uống, khăn giấy, v.v.
3. Đón tiếp khách: Thực hiện việc chào đón khách một cách niềm nở, hướng dẫn khách đến khu vực phù hợp, cung cấp thông tin cần thiết và hỗ trợ khách trong suốt quá trình tham gia sự kiện.

Vì vậy, đáp án B bao quát đầy đủ các bước cần thiết để tổ chức đón tiếp khách dự sự kiện. Các đáp án còn lại chỉ đề cập đến một phần của quy trình, do đó không đầy đủ và chính xác bằng đáp án B.

Phương án D là đáp án chính xác nhất vì nó bao gồm tất cả các công việc cần thiết mà đơn vị tổ chức sự kiện cần thực hiện trước khi đại biểu nhận phòng lưu trú. Cụ thể:

* Liên hệ với khách sạn về việc nhận buồng: Đảm bảo khách sạn nắm được thông tin về thời gian nhận phòng dự kiến của đoàn.
* Xác nhận chính xác số lượng các loại buồng: Để đảm bảo khách sạn chuẩn bị đủ số lượng và loại buồng theo yêu cầu của đoàn.
* Cung cấp danh sách chính xác đoàn khách cho khách sạn: Giúp khách sạn chuẩn bị thủ tục check-in nhanh chóng và chính xác, đồng thời hỗ trợ việc quản lý thông tin khách hàng.

Các phương án A, B, C chỉ đề cập đến một phần của quy trình, do đó không đầy đủ bằng phương án D.

Lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện cần phải bám sát chương trình sự kiện để đảm bảo tất cả các hạng mục đều được dự trù đầy đủ và chính xác. Việc dự trù chính xác giúp tránh tình trạng thiếu hụt ngân sách hoặc lãng phí nguồn lực. Các phương án khác như 'Thấp hơn ngân sách của chủ đầu tư sự kiện', 'Tiết kiệm' và 'Bám sát mục tiêu' cũng quan trọng nhưng không bao quát và đầy đủ như phương án 'Bám sát chương trình, dự trù chính xác'.

Câu hỏi này kiểm tra kiến thức về các yếu tố ảnh hưởng đến việc tổ chức sự kiện.

* Phương án A: Khách hàng là một yếu tố quan trọng, nhưng không phải là yếu tố duy nhất.
* Phương án B: Khách hàng, môi trường chính trị và thu nhập của người dân đều là những yếu tố có tác động đáng kể đến việc tổ chức sự kiện. Khách hàng quyết định nhu cầu và quy mô sự kiện. Môi trường chính trị có thể tạo ra các rào cản hoặc cơ hội. Thu nhập của người dân ảnh hưởng đến khả năng chi tiêu cho sự kiện.
* Phương án C: Thu nhập của người dân là một yếu tố, nhưng không đầy đủ.
* Phương án D: Môi trường chính trị là một yếu tố, nhưng không bao quát.

Do đó, phương án B là đáp án đầy đủ và chính xác nhất.