Quy trình xác định thời gian dự trữ của công việc trong dự án được tiến hành qua mấy bước?

Để giải quyết câu hỏi này, ta cần phân tích sơ đồ PERT được cung cấp và xác định đường găng (tiến trình tới hạn) ban đầu. Sau đó, xem xét tác động của việc rút ngắn thời gian của tiến trình tới hạn này và xác định liệu có tiến trình tới hạn mới nào xuất hiện hay không.

1. Xác định đường găng ban đầu:
Đường găng là đường đi dài nhất qua sơ đồ PERT, quyết định thời gian hoàn thành dự án.
Từ sơ đồ, có vẻ như có một đường găng ban đầu. Thời gian hoàn thành dự án trên đường găng này là tổng thời gian của các công việc trên đường găng này.

2. Rút ngắn thời gian của tiến trình tới hạn:
Khi rút ngắn thời gian của tiến trình tới hạn xuống 13 tuần, ta cần xem xét liệu có đường đi khác qua sơ đồ PERT mà trước đây không phải là đường găng, bây giờ trở thành đường găng hay không. Đường găng mới sẽ xuất hiện nếu tổng thời gian của các công việc trên một đường đi khác lớn hơn hoặc bằng thời gian hoàn thành dự án trên đường găng đã rút ngắn.

3. Phân tích các phương án:
- A. Tiến trình tới hạn đầu tiên vẫn là tiến trình tới hạn: Điều này có thể đúng nếu sau khi rút ngắn thời gian, không có đường đi nào khác có thời gian hoàn thành lớn hơn hoặc bằng 13 tuần.
- B. Xuất hiện 01 tiến trình tới hạn mới: Điều này có thể đúng nếu sau khi rút ngắn thời gian, có một đường đi khác có thời gian hoàn thành chính xác là 13 tuần.
- C. Xuất hiện 02 tiến trình tới hạn mới: Điều này có thể đúng nếu sau khi rút ngắn thời gian, có hai đường đi khác có thời gian hoàn thành chính xác là 13 tuần.
- D. Xuất hiện 03 tiến trình tới hạn mới: Điều này có thể đúng nếu sau khi rút ngắn thời gian, có ba đường đi khác có thời gian hoàn thành chính xác là 13 tuần.

Để xác định đáp án chính xác, ta cần tính toán lại thời gian hoàn thành của tất cả các đường đi trong sơ đồ sau khi rút ngắn tiến trình tới hạn ban đầu. Nếu có thêm các đường đi khác có tổng thời gian bằng 13, các đường đi đó cũng trở thành các tiến trình tới hạn.

Giả sử rằng sau khi tính toán, ta thấy rằng có hai đường đi khác có tổng thời gian bằng 13 tuần, thì đáp án chính xác sẽ là C.

Lưu ý: Để đưa ra kết luận chắc chắn, ta cần thông tin cụ thể về thời gian của từng công việc trong sơ đồ PERT.

Trong trường hợp này, vì không có đủ dữ liệu để thực hiện tính toán chính xác, chúng ta chọn đáp án C dựa trên giả định hợp lý rằng việc rút ngắn tiến trình tới hạn có thể tạo ra nhiều tiến trình tới hạn mới.

Đồ thị đường cong hình chữ S (sigmoid curve) thường được sử dụng để biểu diễn sự tăng trưởng hoặc tích lũy theo thời gian. Trong đó:
- Trục tung (trục dọc) bên phải thường biểu diễn tỷ lệ phần trăm, và do đó được chia theo tỷ lệ xích 100% để thể hiện giá trị từ 0% đến 100%.
- Trục tung bên trái thường biểu diễn giá trị tuyệt đối của biến số được đo.
- Trục hoành (trục ngang) thường biểu diễn thời gian hoặc một biến số độc lập khác.

Do đó, phương án A là đáp án chính xác.

Công thức EAC = ETC + ACWP, trong đó ETC (Estimate to Complete) là ước tính chi phí để hoàn thành công việc còn lại. ETC có thể được tính bằng nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào tình huống.

* Phương án A: Phần còn lại của công việc/CPI (CPI là Cost Performance Index - Chỉ số hiệu suất chi phí). Cách tính này phù hợp khi giả định hiệu suất chi phí hiện tại sẽ tiếp tục cho đến khi hoàn thành dự án. Công thức cụ thể hơn là (BAC - BCWP) / CPI.
* Phương án B: (BAC – BCWP)/CPI; BAC (Budget at Completion) là ngân sách dự kiến ban đầu, BCWP (Budgeted Cost of Work Performed) là giá trị công việc đã thực hiện theo ngân sách. Như vậy, (BAC - BCWP) chính là phần còn lại của công việc theo kế hoạch ban đầu. Chia cho CPI sẽ cho ra ước tính chi phí để hoàn thành phần còn lại đó.
* Phương án C: EAC – ACWP; EAC (Estimate at Completion) là tổng chi phí dự kiến khi hoàn thành dự án, ACWP (Actual Cost of Work Performed) là chi phí thực tế đã chi. Hiệu của chúng chính là ước tính chi phí để hoàn thành (ETC).

Vì tất cả các công thức trên đều đúng trong một số trường hợp nhất định để tính ETC, nên đáp án chính xác là D.

Trong quản lý dự án, mối quan hệ giữa chi phí và tiến độ thường là nghịch biến. Khi dự án vượt quá ngân sách dự trù, một trong những nguyên nhân phổ biến nhất là do tiến độ bị chậm trễ. Sự chậm trễ này có thể phát sinh do nhiều yếu tố như quản lý kém, sự cố không lường trước, hoặc thay đổi yêu cầu. Do đó, đáp án chính xác nhất là vượt chi ngân sách và chậm tiến độ.