Kế hoạch truyền thông dự án thường liên quan chặt chẽ với:

Bùng phát phạm vi (scope creep) là việc các yêu cầu và phạm vi dự án tăng lên một cách không kiểm soát trong quá trình thực hiện dự án. Để kiểm soát điều này, chúng ta cần một quy trình quản lý phạm vi rõ ràng và được tuân thủ. Quy trình này sẽ giúp xác định, đánh giá và phê duyệt các thay đổi phạm vi, đảm bảo rằng chỉ những thay đổi cần thiết và được chấp thuận mới được thực hiện.

Trong các loại hình tổ chức, quyền lực của giám đốc dự án thay đổi tùy thuộc vào cấu trúc. Tổ chức theo chức năng là cấu trúc mà các phòng ban hoạt động độc lập theo chuyên môn của mình (ví dụ: phòng marketing, phòng kỹ thuật). Trong cấu trúc này, giám đốc dự án có rất ít hoặc không có quyền hành trực tiếp đối với các thành viên trong nhóm dự án, vì họ báo cáo trực tiếp cho các trưởng phòng ban chức năng. Ngược lại, trong tổ chức dự án, giám đốc dự án có quyền lực cao nhất vì dự án là trung tâm. Tổ chức ma trận mạng và ma trận yếu nằm giữa hai thái cực này, với quyền lực của giám đốc dự án tăng dần từ ma trận yếu đến ma trận mạng.

Câu hỏi này kiểm tra khả năng của giám đốc dự án trong việc quản lý vấn đề phát sinh trong cuộc họp định kỳ. Vấn đề này có khả năng gây trì hoãn dự án nếu không được giải quyết kịp thời. Do đó, điều quan trọng là phải giải quyết nó một cách nhanh chóng và hiệu quả mà không làm gián đoạn tiến trình chung của dự án hoặc lãng phí thời gian của các thành viên khác.

Tại sao đáp án D đúng: Phương án này là tốt nhất vì nó giải quyết vấn đề ngay lập tức bằng cách lên lịch một cuộc họp riêng để tập trung vào vấn đề cụ thể này. Điều này đảm bảo rằng vấn đề sẽ được giải quyết mà không làm chậm trễ cuộc họp định kỳ hoặc làm tốn thời gian của những người tham gia không liên quan trực tiếp đến vấn đề.

Tại sao các đáp án khác sai:

• A: Tiếp tục cuộc họp có thể không hiệu quả nếu vấn đề phức tạp và cần thời gian giải quyết. Nó cũng có thể gây khó chịu cho các thành viên khác.
• B: Chính sách giải quyết xung đột có thể không đủ nhanh để giải quyết vấn đề khẩn cấp này và có thể liên quan đến các bước trung gian không cần thiết.
• C: Chờ đến cuộc họp tiếp theo có thể quá muộn và gây ra sự chậm trễ cho dự án.