Hai thành phần nào nên viết sự phê chuẩn từ nhà tài trợ dự án?

Một giám đốc dự án thành công cần có cả kỹ năng quản lý (giám đốc) và khả năng lãnh đạo (nhà lãnh đạo). Nhà lãnh đạo giỏi có thể truyền cảm hứng, tạo động lực và định hướng cho nhóm dự án để đạt được mục tiêu chung. Do đó, đáp án đúng nhất là "Nhà lãnh đạo".

Quy trình lập kế hoạch là quan trọng nhất để đáp ứng các mục tiêu quản lý chất lượng. Lập kế hoạch chất lượng bao gồm việc xác định các tiêu chuẩn chất lượng liên quan đến dự án và quyết định cách đáp ứng chúng. Nó đặt nền móng cho tất cả các hoạt động quản lý chất lượng khác. Các quy trình khác như xem xét kỹ lưỡng, phân tích xu hướng và kiểm định chất lượng cũng quan trọng, nhưng chúng được thực hiện dựa trên kế hoạch chất lượng đã được thiết lập.

Câu hỏi này liên quan đến việc xác định nguyên nhân gốc rễ của việc nhà cung cấp không đáp ứng được yêu cầu kiểm tra chấp thuận trong dự án. Chúng ta cần phân tích từng lựa chọn để xem xét khả năng ảnh hưởng của chúng:

• A. Hợp đồng không rõ ràng về tiêu chí hoàn tất: Nếu hợp đồng không quy định rõ ràng các tiêu chí cụ thể để đánh giá sự hoàn thành của sản phẩm hoặc dịch vụ, nhà cung cấp có thể hiểu sai yêu cầu và cung cấp sản phẩm/dịch vụ không đáp ứng mong đợi. Điều này dẫn đến việc kiểm tra chấp thuận thất bại.
• B. Kế hoạch của nhà cung cấp không được duyệt đầy đủ: Nếu kế hoạch của nhà cung cấp (ví dụ: kế hoạch quản lý dự án, kế hoạch chất lượng) không được xem xét và phê duyệt cẩn thận, có thể có những thiếu sót hoặc sai lệch so với yêu cầu của dự án. Điều này có thể dẫn đến sản phẩm/dịch vụ không đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng và do đó không được chấp thuận.
• C. Tiến trình của nhà cung cấp không được giám sát đầy đủ: Việc giám sát tiến trình của nhà cung cấp giúp phát hiện sớm các vấn đề và thực hiện các biện pháp khắc phục kịp thời. Nếu tiến trình không được giám sát chặt chẽ, các vấn đề có thể không được phát hiện cho đến khi kiểm tra chấp thuận, lúc đó có thể đã quá muộn để sửa chữa.

Vì cả ba yếu tố trên đều có thể góp phần vào việc nhà cung cấp không đáp ứng được yêu cầu kiểm tra chấp thuận, đáp án đúng là D.

Câu hỏi này tập trung vào việc quản lý biến động phạm vi dự án và giao tiếp với các bên liên quan. Biến động phạm vi (scope creep) xảy ra khi phạm vi dự án mở rộng ngoài kế hoạch ban đầu, dẫn đến tăng chi phí và trễ thời gian. Cách tiếp cận tốt nhất là phải thông báo đầy đủ và minh bạch cho các bên liên quan, đồng thời đề xuất các thay đổi cần thiết để dự án có thể tiếp tục thành công.

Phân tích các lựa chọn:

• A: Chuẩn bị cấu trúc chi tiết công việc (WBS) mới là một bước quan trọng, nhưng chưa đủ. Cần phải giao tiếp với các bên liên quan trước khi thực hiện thay đổi WBS.
• B: Thông báo thay đổi và giảm chi phí phụ có thể không đủ để giải quyết vấn đề. Kế hoạch dự phòng là cần thiết, nhưng quan trọng hơn là phải nhận được sự phê duyệt bằng văn bản cho những thay đổi về phạm vi.
• C: Đây là lựa chọn tốt nhất. Cung cấp thông tin chi tiết về thời gian và kinh phí, kèm theo các minh chứng tài chính (như phân tích giá trị thu được, ROI, biến động lịch trình) giúp các bên liên quan hiểu rõ tác động của biến động phạm vi.
• D: Đề xuất phê chuẩn thay đổi là cần thiết, nhưng cần cung cấp thêm thông tin và lý do cụ thể cho những thay đổi đó để các bên liên quan đưa ra quyết định sáng suốt.

Kết luận: Lựa chọn C là toàn diện nhất vì nó bao gồm cả việc thông báo cho các bên liên quan và cung cấp các minh chứng tài chính để hỗ trợ các thay đổi cần thiết.

Trong tình huống này, vai trò của Giám đốc dự án là giải quyết xung đột và đảm bảo mọi người hiểu rõ phạm vi dự án. Phương án A, "Cố gắng xây dựng sự nhất trí ở nhóm", là lựa chọn tốt nhất. Giám đốc dự án nên tạo điều kiện để các thành viên thảo luận, làm rõ các hiểu lầm và đi đến một thỏa thuận chung. Việc này giúp duy trì tinh thần đồng đội và đảm bảo mọi người cùng hướng tới mục tiêu chung của dự án.

Phương án B, "Ra quyết định theo ý riêng của mình", có thể gây ra sự bất mãn trong nhóm và không khuyến khích sự tham gia của các thành viên. Phương án C, "Hỏi ý kiến ban quản trị", và phương án D, "Trao đổi với chủ đầu tư", có thể cần thiết trong một số trường hợp, nhưng trước tiên Giám đốc dự án nên cố gắng giải quyết vấn đề trong nhóm dự án.