Trong suốt quá trình xây dựng dự án đã được phê duyệt, giám đốc dự án nhận thấy rằng phạm vi dự án không được xác định hợp lý, làm tăng lượng kinh phí đáng kể và trễ hạn các phần có thể chuyển giao. Giám đốc dự án yêu cầu một cuộc họp với các đối tượng liên quan dự án để thông báo cho họ về sự chênh lệch phạm vi theo yêu cầu. Giám đốc dự án nên tiếp cận tốt nhất biến động phạm vi cho dự án này như thế nào?
Chuẩn bị cấu trúc chi tiết công việc mới chỉ ra thời gian yêu cầu cho việc hoàn tất dự án và kinh phí theo yêu cầu mới.
Thông báo cho các đối tượng liên quan dự án về sự thay đổi kinh phí và lịch trình theo yêu cầu, giảm bớt các chi phí phụ với một kế hoạch dự phòng đúng chỗ và nhận được sự phê duyệt bằng văn bản cho những thay đổi yêu cầu.
Thông báo cho các đối tượng liên quan dự án về thời gian và kinh phí theo yêu cầu cần để hoàn tất dự án cùng với các minh chứng về mặt tài chính như Phân tích giá trị thu được, ROI (Hoàn trả đầu tư) và biến động lịch trình.
Xác định biến động chi phí và lịch trình và đề nghị phê chuẩn những thay đổi theo yêu cầu.
Đáp án đúng: B
Câu hỏi này tập trung vào việc quản lý biến động phạm vi dự án và giao tiếp với các bên liên quan. Biến động phạm vi (scope creep) xảy ra khi phạm vi dự án mở rộng ngoài kế hoạch ban đầu, dẫn đến tăng chi phí và trễ thời gian. Cách tiếp cận tốt nhất là phải thông báo đầy đủ và minh bạch cho các bên liên quan, đồng thời đề xuất các thay đổi cần thiết để dự án có thể tiếp tục thành công.
Phân tích các lựa chọn:
- A: Chuẩn bị cấu trúc chi tiết công việc (WBS) mới là một bước quan trọng, nhưng chưa đủ. Cần phải giao tiếp với các bên liên quan trước khi thực hiện thay đổi WBS.
- B: Thông báo thay đổi và giảm chi phí phụ có thể không đủ để giải quyết vấn đề. Kế hoạch dự phòng là cần thiết, nhưng quan trọng hơn là phải nhận được sự phê duyệt bằng văn bản cho những thay đổi về phạm vi.
- C: Đây là lựa chọn tốt nhất. Cung cấp thông tin chi tiết về thời gian và kinh phí, kèm theo các minh chứng tài chính (như phân tích giá trị thu được, ROI, biến động lịch trình) giúp các bên liên quan hiểu rõ tác động của biến động phạm vi.
- D: Đề xuất phê chuẩn thay đổi là cần thiết, nhưng cần cung cấp thêm thông tin và lý do cụ thể cho những thay đổi đó để các bên liên quan đưa ra quyết định sáng suốt.
Kết luận: Lựa chọn C là toàn diện nhất vì nó bao gồm cả việc thông báo cho các bên liên quan và cung cấp các minh chứng tài chính để hỗ trợ các thay đổi cần thiết.
Câu hỏi liên quan
Trong tình huống này, vai trò của Giám đốc dự án là giải quyết xung đột và đảm bảo mọi người hiểu rõ phạm vi dự án. Phương án A, "Cố gắng xây dựng sự nhất trí ở nhóm", là lựa chọn tốt nhất. Giám đốc dự án nên tạo điều kiện để các thành viên thảo luận, làm rõ các hiểu lầm và đi đến một thỏa thuận chung. Việc này giúp duy trì tinh thần đồng đội và đảm bảo mọi người cùng hướng tới mục tiêu chung của dự án.
Phương án B, "Ra quyết định theo ý riêng của mình", có thể gây ra sự bất mãn trong nhóm và không khuyến khích sự tham gia của các thành viên. Phương án C, "Hỏi ý kiến ban quản trị", và phương án D, "Trao đổi với chủ đầu tư", có thể cần thiết trong một số trường hợp, nhưng trước tiên Giám đốc dự án nên cố gắng giải quyết vấn đề trong nhóm dự án.
Chi phí cơ hội là giá trị của lựa chọn tốt nhất bị bỏ qua khi đưa ra một quyết định. Trong trường hợp này, khi dự án B được chọn, dự án A (với NPV là 30 tỷ đồng) bị bỏ qua. Do đó, chi phí cơ hội của việc chọn dự án B là 30 tỷ đồng.
* A. Khuyến nghị với giám đốc chức năng nhằm xác định biện pháp khích lệ cho các thành viên hoàn thành dự án: Khích lệ có thể giúp, nhưng không giải quyết được vấn đề thiếu kinh nghiệm trực tiếp.
* B. Tuyển thêm nhân lực có nhiều kĩ năng hơn trong công tác phát triển hệ thống: Câu hỏi đã chỉ rõ 'không có ai có năng lực tốt hơn cho việc này', nên phương án này không khả thi.
* C. Sắp xếp cho thành viên dự án tham gia các khóa huấn luyện: Đây là giải pháp trực tiếp nhất để giải quyết vấn đề thiếu kinh nghiệm. Đào tạo giúp thành viên dự án nâng cao kỹ năng và cải thiện hiệu suất.
* D. Phân bổ 1 số công việc vào giai đoạn phòng hờ: Phương án này chỉ là tạm thời, không giải quyết được gốc rễ vấn đề thiếu kinh nghiệm.
Vậy, đáp án tốt nhất là C: Sắp xếp cho thành viên dự án tham gia các khóa huấn luyện.
Theo Luật Đầu tư của Việt Nam, hoạt động đầu tư bao gồm tất cả các khâu: chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư và quản lý dự án đầu tư. Do đó, đáp án chính xác là D.
