Các chức năng quản trị dự án bao gồm gì?

Câu hỏi này liên quan đến việc xác định các kỹ thuật hiệu quả để làm rõ mục đích và mục tiêu của dự án khi thông tin ban đầu không rõ ràng. Dưới đây là phân tích các lựa chọn:

A. Xây dựng một hoành đồ: Hoành đồ (histogram) thường được sử dụng để phân tích và hiển thị tần suất của dữ liệu, không trực tiếp giúp làm rõ mục đích và mục tiêu dự án.

B. Xây dựng một biểu đồ Pareto: Biểu đồ Pareto giúp xác định các yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến một vấn đề, nhưng không tập trung vào việc làm rõ mục đích và mục tiêu dự án.

C. Tiến hành một buổi phỏng vấn trực tiếp một đối một: Đây là một kỹ thuật hiệu quả để thu thập thông tin chi tiết, hiểu rõ quan điểm khác nhau và làm rõ mục đích và mục tiêu dự án thông qua trao đổi trực tiếp.

D. Tiến hành một buổi tiếp xúc với các khách hàng được tạo điều kiện thuận lợi: Đây là một phương pháp tốt để thu thập thông tin từ nhiều bên liên quan, cho phép thảo luận mở và làm rõ mục đích và mục tiêu dự án từ nhiều góc độ.

E. Tìm kiếm sự ủng hộ dự án chính thức từ các khách hàng dự án: Mặc dù sự ủng hộ là quan trọng, nhưng nó không trực tiếp giúp làm rõ mục đích và mục tiêu dự án.

Vậy, đáp án đúng nhất là C và D.

Câu hỏi này kiểm tra khả năng quản lý dự án khi gặp tình huống xung đột giữa chi phí và thời gian. Dự án đang đi đúng ngân sách nhưng có nguy cơ trễ hạn giao hàng. Dưới đây là phân tích từng lựa chọn:

• A. Thay đổi phạm vi các đặc tính của khách hàng để chuyển giao sản phẩm vào ngày tháng chuyển giao đã hứa: Cách này có thể chấp nhận được, nhưng cần được thảo luận và chấp thuận bởi khách hàng. Việc tự ý thay đổi phạm vi có thể gây ra sự không hài lòng và ảnh hưởng đến mối quan hệ với khách hàng.


• B. Thông báo cho khách hàng về việc trễ hạn và tìm kiếm sự ủng hộ thích hợp bằng tài liệu: Đây là một bước quan trọng. Việc thông báo sớm cho khách hàng về khả năng trễ hạn giúp họ có thời gian chuẩn bị và đưa ra các quyết định phù hợp. Tài liệu hỗ trợ giúp chứng minh nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng của sự chậm trễ.


• C. Tuân theo quy trình thay đổi được phác thảo trong quy định dự án: Đây là đáp án chính xác. Quy trình thay đổi được thiết kế để quản lý các thay đổi đối với dự án một cách có hệ thống và kiểm soát. Việc tuân theo quy trình này đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều được thông báo và có cơ hội đóng góp ý kiến trước khi quyết định được đưa ra.


• D. Khi dự án nằm trong giới hạn kinh phí thì bạn chẳng phải làm gì cả: Đây là một cách tiếp cận sai lầm. Việc bỏ qua sự chậm trễ có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng hơn so với việc vượt quá ngân sách.

Trong tình huống này, việc tuân theo quy trình thay đổi (phương án C) là hành động thích hợp nhất. Nó đảm bảo rằng sự chậm trễ được xử lý một cách có hệ thống và khách hàng được tham gia vào quá trình ra quyết định.

Cách thích hợp nhất để xác định thời lượng dự án trước khi thực thi là kết hợp ước tính của từng cá nhân. Điều này có nghĩa là thu thập ý kiến từ nhiều thành viên trong nhóm dự án, những người có kiến thức và kinh nghiệm liên quan đến các công việc cụ thể. Việc kết hợp nhiều quan điểm giúp giảm thiểu rủi ro sai sót và đưa ra ước tính chính xác hơn so với việc chỉ dựa vào một người (ví dụ: Giám đốc dự án). Các ước tính chuyên môn cũng hữu ích, nhưng việc kết hợp ước tính của những người trực tiếp tham gia thực hiện công việc thường mang lại kết quả tốt hơn.