Dự án được thực hiện tốt theo kinh phí; tuy nhiên để đáp ứng các phần chuyển giao của khách hàng thì ngày tháng chuyển giao tới khách hàng sẽ bị muộn hơn 2 tuần. Không có nguồn lực phụ phân công cho dự án. Giám đốc dự án nên làm gì?

Câu hỏi này kiểm tra khả năng quản lý dự án khi gặp tình huống xung đột giữa chi phí và thời gian. Dự án đang đi đúng ngân sách nhưng có nguy cơ trễ hạn giao hàng. Dưới đây là phân tích từng lựa chọn:

• A. Thay đổi phạm vi các đặc tính của khách hàng để chuyển giao sản phẩm vào ngày tháng chuyển giao đã hứa: Cách này có thể chấp nhận được, nhưng cần được thảo luận và chấp thuận bởi khách hàng. Việc tự ý thay đổi phạm vi có thể gây ra sự không hài lòng và ảnh hưởng đến mối quan hệ với khách hàng.
• B. Thông báo cho khách hàng về việc trễ hạn và tìm kiếm sự ủng hộ thích hợp bằng tài liệu: Đây là một bước quan trọng. Việc thông báo sớm cho khách hàng về khả năng trễ hạn giúp họ có thời gian chuẩn bị và đưa ra các quyết định phù hợp. Tài liệu hỗ trợ giúp chứng minh nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng của sự chậm trễ.
• C. Tuân theo quy trình thay đổi được phác thảo trong quy định dự án: Đây là đáp án chính xác. Quy trình thay đổi được thiết kế để quản lý các thay đổi đối với dự án một cách có hệ thống và kiểm soát. Việc tuân theo quy trình này đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều được thông báo và có cơ hội đóng góp ý kiến trước khi quyết định được đưa ra.
• D. Khi dự án nằm trong giới hạn kinh phí thì bạn chẳng phải làm gì cả: Đây là một cách tiếp cận sai lầm. Việc bỏ qua sự chậm trễ có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng hơn so với việc vượt quá ngân sách.

Trong tình huống này, việc tuân theo quy trình thay đổi (phương án C) là hành động thích hợp nhất. Nó đảm bảo rằng sự chậm trễ được xử lý một cách có hệ thống và khách hàng được tham gia vào quá trình ra quyết định.