Bạn đang quản lý đội kỹ thuật là những người lao động bán thời gian. Phần lớn những người lao động này là sinh viên và có những cam kết khác trong suốt năm học. Năm ngoái bạn đã chậm trễ trong một vài dự án bởi vì bạn đã sắp xếp các dự án được hoàn tất trong suốt kỳ thi tốt nghiệp của sinh viên.

Hiện nay, bạn đang bắt đầu thực hiện một kế hoạch cho các dự án sắp tới và có thời hạn cuối cùng khác trong suốt giai đoạn thi tốt nghiệp. Bạn nên làm gì để ngăn chặn xung đột này?

Khi tiếp quản một dự án mà khách hàng không hài lòng, bước đầu tiên quan trọng nhất là phải hiểu rõ nguyên nhân sự không hài lòng đó. Điều này có nghĩa là cần phải xác nhận các nhu cầu và kỳ vọng của khách hàng (phương án C). Việc xác nhận này giúp xác định xem liệu sự không hài lòng có phải do hiểu lầm, thay đổi yêu cầu, hoặc do các vấn đề khác liên quan đến kỳ vọng hay không. Sau khi hiểu rõ vấn đề, các hành động tiếp theo như kiểm tra hệ thống quản lý thay đổi (A), xây dựng đội ngũ (B), hoặc chuẩn bị kế hoạch hành động hiệu chỉnh (D) mới có thể được thực hiện một cách hiệu quả.

Để xác định thời đoạn dự án một cách thích hợp nhất trước khi thực thi, việc kết hợp ước tính của từng cá nhân liên quan đến dự án là phương pháp hiệu quả. Cách này giúp thu thập thông tin từ nhiều góc độ khác nhau, tăng độ chính xác của ước tính và tạo sự đồng thuận trong nhóm dự án. Các phương án khác không hiệu quả bằng vì giám đốc dự án tự ước tính có thể thiếu thông tin chi tiết, và giành được các ước tính chuyên môn có thể không phù hợp với bối cảnh cụ thể của dự án.

Dự án bị chậm do xung đột. Sau khi giải quyết xung đột, việc quan trọng nhất để đuổi kịp tiến độ là xem xét lại lịch trình và tối ưu hóa nó. Các lựa chọn khác như phân chia, điều chỉnh nguồn lực (A, C) có thể là một phần của việc tối ưu hóa, nhưng không phải là hành động bao quát nhất. Việc khiển trách (B) không giúp dự án đi đúng hướng mà có thể gây thêm căng thẳng. Do đó, đáp án đúng nhất là tối ưu hóa lịch trình (D) để đáp ứng ngày chuyển giao.