Bạn đang quản lý đội kỹ thuật là những người lao động bán thời gian. Phần lớn những người lao động này là sinh viên và có những cam kết khác trong suốt năm học. Năm ngoái bạn đã chậm trễ trong một vài dự án bởi vì bạn đã sắp xếp các dự án được hoàn tất trong suốt kỳ thi tốt nghiệp của sinh viên. Hiện nay bạn đang bắt đầu thực hiện một kế hoạch cho các dự án sắp tới và có thời hạn cuối cùng khác trong suốt giai đoạn thi tốt nghiệp. Bạn nên làm gì để ngăn chặn xung đột này?

Đáp án đúng: D. Sách chỉ dẫn các thủ tục và chính sách của công ty 

Giải thích:

Các thủ tục và chính sách về truyền thông được quy định trong hệ thống chính sách, quy trình chung của công ty. Vì vậy, khi cần xác định cách thức truyền thông nào được chấp nhận và thực hiện trong dự án, PM cần tham khảo sổ tay hướng dẫn thủ tục và chính sách của công ty.

A. Sách dự án: chứa thông tin riêng của dự án.

B. SOW: mô tả công việc/phạm vi cần thực hiện.

C. Tài liệu vai trò và trách nhiệm: xác định trách nhiệm của các bên.

D. Sách chỉ dẫn thủ tục và chính sách công ty: chứa các quy định, quy trình truyền thông áp dụng chung.

Đáp án đúng: D. Đưa ra cơ chế nhằm quản lý các mức độ kỳ vọng của nhà tài trợ dự án. 

Giải thích:

Khi dự án có thay đổi chính, PM cần truyền đạt và xin nhà tài trợ phê duyệt để:

Nhà tài trợ nắm được những thay đổi có thể ảnh hưởng đến phạm vi, thời gian, chi phí và kết quả dự án.

Giúp điều chỉnh và quản lý kỳ vọng của nhà tài trợ, tránh phát sinh bất đồng về sau.

Đảm bảo các thay đổi quan trọng được thống nhất và có sự chấp thuận phù hợp.

Đáp án đúng: B. Tránh rủi ro 

Giải thích:

Công ty quyết định không tham gia gói thầu vì nhận thấy khả năng hoàn thành dự án đúng thời hạn là rất thấp.

Đây là tránh rủi ro (Risk Avoidance): thay đổi hoặc loại bỏ hoàn toàn hoạt động có khả năng gây ra rủi ro.

A. Chấp thuận rủi ro: chấp nhận hậu quả nếu rủi ro xảy ra.

B. Tránh rủi ro: không thực hiện hoạt động/gói thầu để loại bỏ rủi ro. 

C. Chuyển giao rủi ro: chuyển tác động hoặc trách nhiệm rủi ro cho bên khác.

D. Giảm thiểu rủi ro: giảm xác suất hoặc mức độ tác động của rủi ro.

Phản ứng nhanh là phản ứng được thực hiện ngay lập tức để đối phó với một sự kiện rủi ro không được xác định trước. Các phản ứng còn lại thường liên quan đến việc lập kế hoạch trước hoặc có các bước cụ thể để giảm thiểu hoặc sửa chữa một vấn đề đã biết.