Văn phòng thông minh có đặc điểm gì?

Văn phòng điện tử hướng đến việc tối ưu hóa và tăng hiệu quả công việc thông qua việc ứng dụng công nghệ và tự động hóa các quy trình. Điều này giúp giảm thiểu các công việc thủ công, tăng tốc độ xử lý thông tin và cải thiện khả năng cộng tác. Các phương án còn lại (sử dụng nhiều giấy tờ, giảm số lượng nhân viên, tăng số giờ làm) không trực tiếp hoặc thậm chí đi ngược lại mục tiêu tăng hiệu quả của văn phòng điện tử.

Văn phòng không giấy là một môi trường làm việc mà việc sử dụng giấy được giảm thiểu hoặc loại bỏ hoàn toàn bằng cách sử dụng các công nghệ kỹ thuật số. Trong các lựa chọn được đưa ra, phần mềm quản lý tài liệu điện tử (DMS) đóng vai trò then chốt. DMS cho phép tạo, lưu trữ, quản lý, và truy cập các tài liệu ở định dạng điện tử, thay thế cho việc in ấn và lưu trữ tài liệu giấy truyền thống. Máy fax, sổ tay và máy photocopy, ngược lại, đều liên quan đến việc sử dụng giấy.