Văn phòng cần sử dụng hệ thống thông tin quản lý để làm gì?

Câu hỏi: Công nghệ nào giúp quản lý tài liệu trong văn phòng trở nên hiệu quả hơn?

Phân tích các lựa chọn:

• A. Máy photocopy: Máy photocopy dùng để sao chép tài liệu, không phải để quản lý chúng.


• B. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (DMS): DMS là một hệ thống phần mềm được thiết kế để tổ chức, lưu trữ, quản lý và theo dõi các tài liệu điện tử. Điều này làm tăng hiệu quả quản lý tài liệu trong văn phòng.


• C. Sổ ghi chép: Sổ ghi chép là phương pháp thủ công, không hiệu quả để quản lý lượng lớn tài liệu.


• D. Máy in: Máy in dùng để in tài liệu, không phải để quản lý chúng.

Kết luận: Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (DMS) là công nghệ hiệu quả nhất để quản lý tài liệu trong văn phòng.

Câu hỏi này kiểm tra kiến thức về các công cụ hỗ trợ giao tiếp nội bộ văn phòng. Trong các lựa chọn được đưa ra:

• A. Phần mềm quản lý giao tiếp trực tuyến: Đây là công cụ hiệu quả để giao tiếp nội bộ, cho phép trao đổi thông tin nhanh chóng, dễ dàng và có thể quản lý được. Ví dụ: Slack, Microsoft Teams, Zoom,...


• B. Máy photocopy: Chủ yếu dùng để sao chép tài liệu, không phải công cụ giao tiếp trực tiếp.


• C. Lịch giấy: Chỉ dùng để xem và ghi chú lịch, không phục vụ giao tiếp.


• D. Máy fax: Đã lỗi thời và không hiệu quả bằng các phương tiện giao tiếp hiện đại.

Vậy, phần mềm quản lý giao tiếp trực tuyến là lựa chọn tối ưu nhất.

Hiệu quả quản trị văn phòng đạt được thông qua việc ứng dụng công nghệ để tối ưu hóa các quy trình làm việc, giảm thiểu các công việc thủ công, tăng năng suất và hiệu quả. Các lựa chọn khác không trực tiếp đóng góp vào việc này, thậm chí còn có thể gây ra tác động ngược lại (ví dụ: tăng số lượng tài liệu giấy, giảm thời gian làm việc).