Vai trò của công nghệ trong văn phòng điện tử là gì?

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (DMS) được thiết kế để quản lý, lưu trữ, theo dõi và kiểm soát tài liệu điện tử một cách hiệu quả. Điều này giúp văn phòng dễ dàng hơn trong việc quản lý tài liệu so với việc sử dụng các thiết bị như máy photocopy, máy in hoặc máy fax, vốn chỉ có chức năng sao chép hoặc truyền tải tài liệu.

Văn phòng thông minh tập trung vào việc ứng dụng công nghệ và tự động hóa để tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng năng suất và hiệu quả. Các lựa chọn khác không phù hợp vì:
- B: Giảm số lượng nhân viên có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất nếu không có sự thay thế bằng công nghệ phù hợp.
- C: Tăng giấy tờ đi ngược lại với mục tiêu số hóa của văn phòng thông minh.
- D: Giảm thời gian nghỉ có thể gây căng thẳng và giảm hiệu quả làm việc của nhân viên.

Văn phòng thông minh được thiết kế để tối ưu hóa hiệu quả làm việc. Điều này đạt được thông qua việc tự động hóa các quy trình, giảm thiểu các công việc thủ công và lặp đi lặp lại, đồng thời sử dụng các công nghệ tiên tiến để cải thiện giao tiếp, cộng tác và quản lý thông tin. Vì vậy, đáp án B là chính xác.

Các đáp án khác không đúng vì:
- A: Giảm sử dụng công nghệ sẽ làm giảm hiệu quả làm việc trong văn phòng thông minh, đi ngược lại mục tiêu của nó.
- C: Tăng số lượng tài liệu giấy làm tăng sự lộn xộn và khó khăn trong việc quản lý thông tin, giảm hiệu quả.
- D: Giảm số lượng nhân viên có thể làm tăng năng suất trên đầu người nhưng không trực tiếp liên quan đến hiệu quả làm việc trong một văn phòng thông minh.

Văn phòng có chức năng chính là quản lý thông tin (lưu trữ, xử lý, truyền đạt) và hỗ trợ các hoạt động điều hành của tổ chức. Các hoạt động kinh doanh, sản xuất và phân phối thường thuộc về các bộ phận khác trong tổ chức.