Vai trò của công nghệ trong quản lý văn phòng là gì?

Tạo thêm chi phí

Tăng cường khả năng quản lý và điều hành

Giảm năng suất làm việc

Tăng số lượng nhân sự

Trả lời:

Đáp án đúng: B

Vai trò của công nghệ trong quản lý văn phòng là tăng cường khả năng quản lý và điều hành. Công nghệ giúp tự động hóa các quy trình, cải thiện khả năng giao tiếp và chia sẻ thông tin, hỗ trợ ra quyết định, và nâng cao hiệu quả làm việc tổng thể. Các đáp án khác như "tạo thêm chi phí", "giảm năng suất làm việc", và "tăng số lượng nhân sự" không phản ánh đúng vai trò tích cực của công nghệ trong quản lý văn phòng hiện đại.

800+ câu hỏi trắc nghiệm Quản trị văn phòng có lời giải chi tiết - Phần 14

50 câu hỏi 60 phút

Bắt đầu thi

Câu hỏi liên quan

Câu 5:

Một trong những kỹ năng cần có của người quản lý văn phòng là gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: A

Kỹ năng tổ chức và lãnh đạo là một trong những kỹ năng quan trọng nhất của người quản lý văn phòng. Nó bao gồm khả năng lập kế hoạch, sắp xếp công việc, điều phối nhân sự, quản lý thời gian và nguồn lực hiệu quả, cũng như khả năng đưa ra quyết định và giải quyết vấn đề. Các kỹ năng khác như lập trình, bán hàng và sản xuất không phải là những kỹ năng cốt lõi cần thiết cho một người quản lý văn phòng.

Câu 6:

Một trong những ưu điểm của việc lưu trữ tài liệu điện tử là gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: A

Việc lưu trữ tài liệu điện tử có nhiều ưu điểm so với lưu trữ tài liệu giấy truyền thống. Ưu điểm nổi bật nhất là tiết kiệm không gian lưu trữ vật lý, do tài liệu được số hóa và lưu trữ trên các thiết bị điện tử. Đồng thời, tài liệu điện tử dễ dàng được tìm kiếm và truy xuất thông qua các công cụ tìm kiếm và hệ thống quản lý tài liệu. Các phương án khác không đúng vì lưu trữ điện tử giúp giảm chi phí vận hành (do giảm chi phí in ấn, vận chuyển, bảo quản), tăng tính bảo mật (thông qua các biện pháp mã hóa, kiểm soát truy cập), và giảm thời gian xử lý tài liệu (do khả năng tự động hóa các quy trình).

Câu 7:

Lợi ích của việc sử dụng điện toán đám mây trong văn phòng là gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: A

Điện toán đám mây cho phép lưu trữ và truy xuất thông tin từ xa thông qua internet. Điều này mang lại lợi ích là có thể truy cập dữ liệu từ bất cứ đâu có kết nối mạng, giúp tăng tính linh hoạt và tiện lợi cho người dùng văn phòng. Các lựa chọn khác như tăng chi phí, giảm bảo mật và giảm hiệu suất làm việc không phải là lợi ích của điện toán đám mây, mà ngược lại, điện toán đám mây thường giúp giảm chi phí (so với việc tự xây dựng và duy trì hạ tầng), tăng cường bảo mật (nếu được cấu hình đúng cách), và tăng hiệu suất làm việc (nhờ khả năng tự động hóa và cộng tác).

Câu 8:

Công nghệ nào giúp quản lý văn phòng hiệu quả hơn?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (DMS) giúp quản lý, lưu trữ, tìm kiếm và chia sẻ tài liệu một cách hiệu quả, giảm thiểu thời gian và công sức trong các hoạt động văn phòng. Các công nghệ khác như máy fax, sổ ghi chép, và máy photocopy chỉ hỗ trợ một phần nhỏ trong quy trình quản lý văn phòng và không mang lại hiệu quả toàn diện như DMS.

Câu 9:

Điều gì giúp tối ưu hóa quy trình làm việc trong văn phòng điện tử?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Câu hỏi này tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình làm việc trong văn phòng điện tử. Văn phòng điện tử (electronic office) nhấn mạnh việc sử dụng công nghệ để số hóa và tự động hóa các hoạt động. Phương án B, "Tự động hóa quy trình và sử dụng phần mềm quản lý", là đáp án đúng vì tự động hóa và phần mềm quản lý giúp giảm thiểu công việc thủ công, tăng tốc độ xử lý thông tin, cải thiện sự phối hợp và giảm thiểu sai sót, do đó tối ưu hóa quy trình làm việc. Các phương án còn lại không phù hợp: A (sử dụng nhiều tài liệu giấy đi ngược lại xu hướng số hóa), C (giảm số lượng nhân viên có thể ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất nếu không có sự thay thế bằng công nghệ), và D (tăng giờ làm không phải là giải pháp bền vững và không trực tiếp tối ưu hóa quy trình).

Câu 10:

Lợi ích của văn phòng ảo là gì?

Lời giải: