Một trong những ưu điểm của việc lưu trữ tài liệu điện tử là gì?

Câu hỏi này tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình làm việc trong văn phòng điện tử. Văn phòng điện tử (electronic office) nhấn mạnh việc sử dụng công nghệ để số hóa và tự động hóa các hoạt động. Phương án B, "Tự động hóa quy trình và sử dụng phần mềm quản lý", là đáp án đúng vì tự động hóa và phần mềm quản lý giúp giảm thiểu công việc thủ công, tăng tốc độ xử lý thông tin, cải thiện sự phối hợp và giảm thiểu sai sót, do đó tối ưu hóa quy trình làm việc. Các phương án còn lại không phù hợp: A (sử dụng nhiều tài liệu giấy đi ngược lại xu hướng số hóa), C (giảm số lượng nhân viên có thể ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất nếu không có sự thay thế bằng công nghệ), và D (tăng giờ làm không phải là giải pháp bền vững và không trực tiếp tối ưu hóa quy trình).

Điện toán đám mây cho phép lưu trữ và truy xuất dữ liệu từ xa thông qua internet. Điều này đặc biệt hữu ích trong quản lý tài liệu văn phòng, vì nó cho phép người dùng truy cập tài liệu từ mọi nơi, mọi lúc, trên nhiều thiết bị khác nhau. Các tùy chọn còn lại đều không chính xác: điện toán đám mây giúp giảm chi phí, tăng tính linh hoạt, và giảm sự phụ thuộc vào tài liệu giấy.