Trong một cuộc họp dự án, một thành viên nhóm đề nghị một thay đổi nằm ngoài phạm vi của dự án. Nhà quản trị DỰ ÁN chỉ ra và nhấn mạnh rằng cần phải tập trung vào tất cả các công việc và chỉ các công việc cần thiết. Đây là một ví dụ của ?

WBS (Work Breakdown Structure) là cấu trúc phân chia công việc. Trong trường hợp này, dự án được chia thành các bộ phận vật lý như mặt bằng, móng, tầng 1, tầng 2,...hoàn thiện. Vì vậy, đây là cách xây dựng WBS theo bộ phận vật lý.

Câu hỏi này hỏi về nơi tìm các thủ tục và chính sách xác định truyền thông được chấp nhận cho một dự án. Đáp án đúng là D. Sách chỉ dẫn các thủ tục và chính sách của công ty. Các sách chỉ dẫn thủ tục và chính sách của công ty thường chứa các quy định về truyền thông, bao gồm các kênh được phép, tần suất, và nội dung truyền thông. Điều này giúp đảm bảo rằng tất cả các dự án tuân thủ các tiêu chuẩn truyền thông của công ty. Các đáp án khác không phù hợp vì: A. Sách dự án thường tập trung vào các khía cạnh quản lý dự án cụ thể. B. Bảng kê công việc (SOW) mô tả các công việc cần thực hiện trong dự án, không phải các chính sách truyền thông. C. Tài liệu vai trò và trách nhiệm xác định vai trò và trách nhiệm của các thành viên dự án, không phải các chính sách truyền thông.

Câu hỏi này liên quan đến việc quản lý vấn đề phức tạp trong dự án. Khi một vấn đề đã tồn tại lâu và ảnh hưởng đến nhiều người, tạo ra sự phụ thuộc lẫn nhau, giám đốc dự án cần một phương pháp tiếp cận có hệ thống để giải quyết nó.

A. Đưa nó cho quản lý cấp cao hơn: Mặc dù có thể cần thiết để thông báo cho quản lý cấp cao hơn, nhưng việc đơn thuần chuyển vấn đề cho họ không giải quyết được vấn đề. Giám đốc dự án vẫn chịu trách nhiệm tìm ra giải pháp hoặc đề xuất giải pháp.

B. Tách vấn đề thành những vấn đề nhỏ theo logic: Đây là một phương pháp tiếp cận tốt. Bằng cách chia vấn đề lớn thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn, giám đốc dự án có thể hiểu rõ hơn về nguyên nhân gốc rễ và xác định các giải pháp cụ thể cho từng phần.

C. Đặt cơ sở lịch trình dự án: Việc đặt cơ sở lịch trình dự án quan trọng, nhưng nó không trực tiếp giải quyết vấn đề hiện tại. Lịch trình dự án có thể bị ảnh hưởng bởi vấn đề, nhưng việc giải quyết vấn đề là ưu tiên hàng đầu.

D. Thực hiện quản lý rủi ro: Quản lý rủi ro là quan trọng, nhưng vấn đề đã xảy ra rồi. Việc quản lý rủi ro thường tập trung vào việc xác định và giảm thiểu các rủi ro tiềm ẩn trong tương lai, chứ không phải giải quyết các vấn đề hiện tại.

Do đó, phương án tốt nhất là tách vấn đề thành những vấn đề nhỏ hơn để dễ quản lý và giải quyết.

Phương án C là đáp án đúng. Việc xác định xem liệu rủi ro đã được cụ thể hóa hay chưa liên quan trực tiếp đến việc theo dõi các dấu hiệu rủi ro. Nếu dấu hiệu rủi ro đạt được, điều đó cho thấy rủi ro đã trở thành hiện thực.

• Phương án A không đúng vì kế hoạch quản lý rủi ro được xây dựng trước khi rủi ro xảy ra, không phải để xác định xem rủi ro đã xảy ra hay chưa.
• Phương án B không đúng vì phân tích độ nhạy cảm được sử dụng để xác định mức độ ảnh hưởng của rủi ro, không phải để xác định xem rủi ro đã xảy ra hay chưa.
• Phương án D không đúng vì sổ ghi vấn đề là nơi lưu trữ các vấn đề đã xảy ra, không phải công cụ chính để xác định xem rủi ro có trở thành hiện thực hay không.

Giám đốc dự án cần đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đã tham gia vào việc xác định phạm vi dự án. Điều này rất quan trọng vì phạm vi dự án là nền tảng cho tất cả các công việc tiếp theo. Nếu phạm vi không được xác định rõ ràng và được sự đồng thuận của các bên liên quan, dự án có thể gặp rủi ro về sau. Các lựa chọn khác (A, C, D) là các bước tiếp theo, nhưng chúng chỉ nên được thực hiện sau khi đã xác minh phạm vi dự án.