Phần mềm quản lý công việc giúp làm gì trong văn phòng?

Lưu trữ tài liệu điện tử mang lại nhiều lợi ích so với lưu trữ tài liệu giấy truyền thống. Đáp án B là chính xác vì việc lưu trữ điện tử giúp giảm đáng kể không gian cần thiết để lưu trữ tài liệu và cho phép truy xuất tài liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng thông qua các công cụ tìm kiếm và quản lý dữ liệu. Các đáp án còn lại không đúng vì:

• A. Tăng chi phí vận hành: Lưu trữ điện tử thường giúp giảm chi phí vận hành do giảm chi phí in ấn, lưu trữ vật lý và quản lý giấy tờ.


• C. Tăng số lượng giấy tờ: Lưu trữ điện tử giúp giảm số lượng giấy tờ vì tài liệu được số hóa và lưu trữ dưới dạng điện tử.


• D. Giảm bảo mật: Lưu trữ điện tử, nếu được thực hiện đúng cách, có thể tăng cường bảo mật thông tin thông qua các biện pháp kiểm soát truy cập và mã hóa.

Văn phòng thông minh hoạt động hiệu quả nhờ vào việc tự động hóa quy trình và sử dụng công nghệ tiên tiến. Điều này giúp tối ưu hóa công việc, giảm thiểu sai sót, và tăng năng suất. Các yếu tố khác như sử dụng nhiều tài liệu giấy, tăng số lượng nhân viên, hoặc giảm giờ làm việc không phải là yếu tố chính giúp văn phòng thông minh hoạt động hiệu quả.