Một dự án được quản lý bởi một điều phối viên (project coordinator). Phát biểu nào sau đây có khả năng là đúng nhất ?

Câu hỏi này kiểm tra khả năng giải quyết xung đột liên quan đến hợp đồng và giá cả trong dự án. Nhà cung cấp đã tăng giá so với thỏa thuận ban đầu do nhu cầu thị trường, gây ảnh hưởng đến dự án.

Phương án A: Chỉ giải thích và thông báo mà không tìm cách giải quyết vấn đề tăng giá. Điều này không giải quyết được xung đột và có thể gây trì hoãn dự án.

Phương án B: Đe dọa hành động pháp lý có thể làm xấu đi mối quan hệ với nhà cung cấp và không đảm bảo giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.

Phương án C: Thảo luận về quy trình thực hiện trật tự thay đổi để tăng giá cả là một cách tiếp cận hợp lý. Tuy nhiên, nó bỏ qua việc xem xét ảnh hưởng của việc tăng giá đến dự án và việc thông báo cho các bên liên quan.

Phương án D: Thảo luận về thỏa thuận giá cả, ảnh hưởng đến dự án, yêu cầu trình tự thay đổi và thông báo cho các đối tượng liên quan là cách tiếp cận toàn diện nhất. Nó vừa giải quyết xung đột với nhà cung cấp vừa đảm bảo các bên liên quan được thông báo và có thể đưa ra quyết định phù hợp.

Do đó, phương án D là phương án tốt nhất.

Khi thẩm quyền phê chuẩn sửa đổi phạm vi được đặt ra, giám đốc dự án nên tham khảo kế hoạch dự án thay đổi. Kế hoạch dự án thay đổi sẽ cung cấp thông tin về quy trình phê duyệt sửa đổi phạm vi, bao gồm cả việc ai có thẩm quyền phê duyệt và các tiêu chí để phê duyệt. Việc này giúp đảm bảo rằng mọi thay đổi được thực hiện đều tuân thủ quy trình đã được phê duyệt và phù hợp với mục tiêu tổng thể của dự án.

Trong quản lý dự án, yêu cầu thay đổi (change request) thường được gửi khi có những thay đổi đáng kể so với kế hoạch ban đầu, đặc biệt là khi những thay đổi này ảnh hưởng đến phạm vi, thời gian, chi phí hoặc chất lượng của dự án. Phương án B chỉ ra một tình huống cụ thể: khi chi phí vượt quá độ biến động cho phép theo kinh phí đã được phê duyệt. Đây là một tình huống quan trọng cần được xem xét và phê duyệt bởi các bên liên quan, bao gồm nhà tài trợ, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến nguồn lực tài chính của dự án. Các lựa chọn khác (A, C, D) không phải lúc nào cũng đòi hỏi yêu cầu thay đổi chính thức. Ví dụ, khách hàng đồng ý thay đổi (D) có thể cần yêu cầu thay đổi, nhưng không phải lúc nào cũng vậy, tùy thuộc vào mức độ thay đổi.