Công cụ nào dưới đây là quan trọng để quản lý tài liệu trong văn phòng hiện đại?

Phần mềm quản lý tài liệu (DMS)

Máy photocopy

Sổ tay

Máy tính

Trả lời:

Đáp án đúng: A

Phần mềm quản lý tài liệu (DMS) là công cụ quan trọng nhất để quản lý tài liệu trong văn phòng hiện đại vì nó cho phép lưu trữ, tìm kiếm, chia sẻ và bảo mật tài liệu một cách hiệu quả. Máy photocopy, sổ tay và máy tính đóng vai trò hỗ trợ nhưng không thể thay thế DMS trong việc quản lý toàn diện tài liệu.

800+ câu hỏi trắc nghiệm Quản trị văn phòng có lời giải chi tiết - Phần 5

50 câu hỏi 60 phút

Bắt đầu thi

Câu hỏi liên quan

Câu 2:

Một trong những lợi ích của việc số hóa dữ liệu trong văn phòng là gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Số hóa dữ liệu mang lại nhiều lợi ích, trong đó có việc tiết kiệm không gian lưu trữ (do dữ liệu được lưu trữ dưới dạng kỹ thuật số thay vì vật lý) và khả năng truy xuất dữ liệu dễ dàng, nhanh chóng thông qua các công cụ tìm kiếm và quản lý dữ liệu.

Câu 3:

Yếu tố nào quyết định sự thành công của văn phòng chia sẻ?

Lời giải:

Đáp án đúng: A

Tính linh hoạt và khả năng kết nối là yếu tố then chốt của văn phòng chia sẻ. Tính linh hoạt cho phép các thành viên dễ dàng điều chỉnh không gian và thời gian làm việc theo nhu cầu, trong khi khả năng kết nối tạo điều kiện cho sự hợp tác và giao lưu giữa các thành viên, tạo ra một cộng đồng làm việc năng động.

Câu 4:

Trong quản lý thời gian văn phòng, yếu tố nào là quan trọng nhất?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Trong quản lý thời gian văn phòng, việc phân bổ công việc hợp lý đảm bảo rằng mỗi nhiệm vụ được giao cho người phù hợp với kỹ năng và nguồn lực của họ. Sử dụng các công cụ quản lý thời gian giúp theo dõi tiến độ, ưu tiên công việc và tránh lãng phí thời gian. Các lựa chọn khác như tăng số lượng nhân viên (A), giảm giờ làm (C) hoặc tăng ca (D) không trực tiếp giải quyết vấn đề quản lý thời gian hiệu quả.

Câu 5:

Điều gì quan trọng nhất khi quản lý văn phòng?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Quản lý văn phòng hiệu quả đòi hỏi khả năng tổ chức và quản lý thông tin một cách khoa học và có hệ thống. Điều này bao gồm việc sắp xếp tài liệu, quản lý dữ liệu, và đảm bảo thông tin dễ dàng truy cập khi cần thiết. Các lựa chọn khác không phản ánh tầm quan trọng của việc quản lý văn phòng: sử dụng nhiều tài liệu giấy (A) có thể gây lãng phí và khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin, giảm giờ làm việc (C) có thể ảnh hưởng đến hiệu suất, và tăng chi phí vận hành (D) là điều nên tránh.

Câu 6:

Văn phòng điện tử giúp doanh nghiệp đạt được điều gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Văn phòng điện tử (e-office) được thiết kế để tối ưu hóa quy trình làm việc bằng cách số hóa các hoạt động văn phòng, giảm thiểu giấy tờ, tăng cường khả năng cộng tác và tự động hóa các tác vụ. Điều này dẫn đến hiệu quả cao hơn trong công việc. Các lựa chọn khác như tăng chi phí quản lý, giảm tính bảo mật và tăng sự phức tạp của hệ thống không phải là mục tiêu hoặc lợi ích chính của việc triển khai văn phòng điện tử.

Câu 7:

Điều gì giúp tối ưu hóa công việc trong văn phòng điện tử?

Lời giải: