Chức năng của bộ phận văn thư trong văn phòng là gì?

Quản lý tài chính

Lưu trữ và xử lý tài liệu

Phát triển chiến lược

Quản lý nhân sự

Trả lời:

Đáp án đúng: B

Bộ phận văn thư trong văn phòng có chức năng chính là lưu trữ và xử lý tài liệu, bao gồm việc tiếp nhận, phân loại, đăng ký, lưu trữ, tìm kiếm và cung cấp thông tin tài liệu. Các phương án khác không phải là chức năng chính của bộ phận này.

800+ câu hỏi trắc nghiệm Quản trị văn phòng có lời giải chi tiết - Phần 3

50 câu hỏi 60 phút

Bắt đầu thi

Câu hỏi liên quan

Câu 2:

Công cụ nào giúp quản lý công việc và dự án trong văn phòng hiệu quả?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Phần mềm quản lý dự án được thiết kế để giúp các nhóm và cá nhân tổ chức, theo dõi và quản lý công việc và dự án một cách hiệu quả. Nó cung cấp các công cụ để lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, quản lý tài nguyên và giao tiếp, giúp cải thiện năng suất và giảm thiểu sai sót trong quá trình làm việc. Các lựa chọn khác như máy in, sổ tay và giấy tờ không cung cấp các chức năng quản lý toàn diện như phần mềm quản lý dự án.

Câu 3:

Văn phòng hiện đại sử dụng công nghệ nào để quản lý tài liệu?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Văn phòng hiện đại ngày nay thường sử dụng Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (DMS) để quản lý tài liệu một cách hiệu quả. DMS cho phép lưu trữ, tìm kiếm, chia sẻ và bảo mật tài liệu số một cách dễ dàng. Các phương án còn lại như máy in, máy photocopy và sổ ghi tay là các công cụ hỗ trợ nhưng không phải là hệ thống quản lý tài liệu toàn diện.

Câu 4:

Văn phòng ảo là gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Văn phòng ảo là một hình thức làm việc từ xa, cho phép doanh nghiệp có một địa chỉ kinh doanh mà không cần phải thuê một không gian văn phòng thực tế. Điều này giúp giảm chi phí thuê văn phòng, đồng thời vẫn duy trì được hình ảnh chuyên nghiệp. Do đó, đáp án B là chính xác nhất.

Câu 5:

Một trong những lợi ích của văn phòng thông minh là gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Văn phòng thông minh, với việc ứng dụng các công nghệ tự động hóa và kết nối, giúp tăng hiệu quả công việc, giảm thiểu các thao tác thủ công, và tối ưu hóa quy trình làm việc. Các lựa chọn khác không phản ánh đúng lợi ích của văn phòng thông minh: tăng chi phí là một nhược điểm tiềm ẩn nếu triển khai không hiệu quả, giảm tính bảo mật là một rủi ro cần được quản lý chứ không phải là một lợi ích, và giảm thời gian làm việc không phải là mục tiêu chính mà là kết quả của việc tăng hiệu quả.

Câu 6:

Điều gì giúp tăng cường bảo mật thông tin trong văn phòng điện tử?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Câu hỏi này kiểm tra kiến thức về các biện pháp bảo mật thông tin trong môi trường văn phòng điện tử.
- Phương án A không đúng vì sử dụng nhiều tài liệu giấy không liên quan đến bảo mật thông tin điện tử, thậm chí còn làm tăng nguy cơ mất mát và khó kiểm soát thông tin.
- Phương án B là đáp án đúng vì công nghệ bảo mật tiên tiến (ví dụ: mã hóa dữ liệu, xác thực đa yếu tố, tường lửa, phần mềm diệt virus) giúp bảo vệ thông tin khỏi truy cập trái phép và các mối đe dọa an ninh mạng.
- Phương án C không đúng vì tăng số lượng nhân viên không trực tiếp tăng cường bảo mật thông tin. Số lượng nhân viên tăng có thể làm tăng nguy cơ rò rỉ thông tin nếu không có biện pháp bảo mật phù hợp.
- Phương án D không đúng vì giảm thời gian làm việc không ảnh hưởng trực tiếp đến bảo mật thông tin.

Câu 7:

Văn phòng chia sẻ mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp nhỏ?

Lời giải: