Văn phòng hiện đại sử dụng công nghệ nào để quản lý tài liệu?

Máy in

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (DMS)

Máy photocopy

Sổ ghi tay

Trả lời:

Đáp án đúng: B

Văn phòng hiện đại ngày nay thường sử dụng Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (DMS) để quản lý tài liệu một cách hiệu quả. DMS cho phép lưu trữ, tìm kiếm, chia sẻ và bảo mật tài liệu số một cách dễ dàng. Các phương án còn lại như máy in, máy photocopy và sổ ghi tay là các công cụ hỗ trợ nhưng không phải là hệ thống quản lý tài liệu toàn diện.

800+ câu hỏi trắc nghiệm Quản trị văn phòng có lời giải chi tiết - Phần 3

50 câu hỏi 60 phút

Bắt đầu thi

Câu hỏi liên quan

Câu 4:

Văn phòng ảo là gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Văn phòng ảo là một hình thức làm việc từ xa, cho phép doanh nghiệp có một địa chỉ kinh doanh mà không cần phải thuê một không gian văn phòng thực tế. Điều này giúp giảm chi phí thuê văn phòng, đồng thời vẫn duy trì được hình ảnh chuyên nghiệp. Do đó, đáp án B là chính xác nhất.

Câu 5:

Một trong những lợi ích của văn phòng thông minh là gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Văn phòng thông minh, với việc ứng dụng các công nghệ tự động hóa và kết nối, giúp tăng hiệu quả công việc, giảm thiểu các thao tác thủ công, và tối ưu hóa quy trình làm việc. Các lựa chọn khác không phản ánh đúng lợi ích của văn phòng thông minh: tăng chi phí là một nhược điểm tiềm ẩn nếu triển khai không hiệu quả, giảm tính bảo mật là một rủi ro cần được quản lý chứ không phải là một lợi ích, và giảm thời gian làm việc không phải là mục tiêu chính mà là kết quả của việc tăng hiệu quả.

Câu 6:

Điều gì giúp tăng cường bảo mật thông tin trong văn phòng điện tử?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Câu hỏi này kiểm tra kiến thức về các biện pháp bảo mật thông tin trong môi trường văn phòng điện tử.
- Phương án A không đúng vì sử dụng nhiều tài liệu giấy không liên quan đến bảo mật thông tin điện tử, thậm chí còn làm tăng nguy cơ mất mát và khó kiểm soát thông tin.
- Phương án B là đáp án đúng vì công nghệ bảo mật tiên tiến (ví dụ: mã hóa dữ liệu, xác thực đa yếu tố, tường lửa, phần mềm diệt virus) giúp bảo vệ thông tin khỏi truy cập trái phép và các mối đe dọa an ninh mạng.
- Phương án C không đúng vì tăng số lượng nhân viên không trực tiếp tăng cường bảo mật thông tin. Số lượng nhân viên tăng có thể làm tăng nguy cơ rò rỉ thông tin nếu không có biện pháp bảo mật phù hợp.
- Phương án D không đúng vì giảm thời gian làm việc không ảnh hưởng trực tiếp đến bảo mật thông tin.

Câu 7:

Văn phòng chia sẻ mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp nhỏ?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Văn phòng chia sẻ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt là về mặt chi phí và cơ hội hợp tác.

* A. Tăng chi phí vận hành: Sai. Văn phòng chia sẻ giúp giảm chi phí thuê mặt bằng, bảo trì, và các chi phí liên quan đến cơ sở vật chất.
* B. Tiết kiệm chi phí và tăng cường cơ hội hợp tác: Đúng. Văn phòng chia sẻ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuê văn phòng, điện nước, internet, v.v. Đồng thời, nó tạo ra môi trường làm việc chung, nơi các doanh nghiệp có thể giao lưu, học hỏi và hợp tác với nhau.
* C. Giảm sự tiện lợi: Sai. Văn phòng chia sẻ thường cung cấp đầy đủ tiện nghi như khu vực tiếp khách, phòng họp, khu vực pantry, v.v., giúp tăng sự tiện lợi cho doanh nghiệp.
* D. Giảm năng suất làm việc: Sai. Môi trường làm việc chuyên nghiệp và năng động của văn phòng chia sẻ có thể giúp tăng năng suất làm việc.

Vậy đáp án đúng là B.

Câu 8:

Văn phòng thông minh có đặc điểm gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Văn phòng thông minh được đặc trưng bởi việc ứng dụng công nghệ hiện đại và tự động hóa các quy trình làm việc. Điều này giúp tăng cường hiệu quả, linh hoạt và năng suất làm việc, đồng thời giảm chi phí vận hành. Do đó, đáp án B là chính xác nhất.

Câu 9:

Điều gì giúp văn phòng không giấy hoạt động tốt?

Lời giải: