Chi phí thuê phòng sẽ được dùng cho cuộc họp dự án là ví dụ minh hoạ cho loại chi phí nào?

Kiểm soát chất lượng (Quality Control) là quá trình giám sát và đánh giá các kết quả cụ thể của dự án để xác định xem chúng có tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng đã được xác định hay không. Mục tiêu của kiểm soát chất lượng là đảm bảo rằng các sản phẩm hoặc dịch vụ được tạo ra đáp ứng các yêu cầu và mong đợi của khách hàng và các bên liên quan.

Phương án A là đáp án chính xác vì nó mô tả đúng định nghĩa và mục đích của kiểm soát chất lượng. Các phương án còn lại mô tả các hoạt động liên quan đến quản lý chất lượng nhưng không phải là định nghĩa cốt lõi của kiểm soát chất lượng.

- Phương án B: Đánh giá toàn bộ kết quả dự án trên cơ sở đều đặn. Đây là một phần của kiểm soát chất lượng, nhưng không phải là định nghĩa đầy đủ.
- Phương án C: Hoạt động để tăng tính hiệu lực và hiệu suất của dự án. Đây là một mục tiêu rộng hơn của quản lý chất lượng, bao gồm cả cải tiến quy trình.
- Phương án D: Xác định các chuẩn chất lượng nào liên quan tới dự án. Đây là một phần của lập kế hoạch chất lượng, diễn ra trước giai đoạn kiểm soát chất lượng.

Phân tích:

* Vấn đề: Dự án đang đối mặt với việc trễ hạn giao hàng 2 tuần, mặc dù vẫn nằm trong ngân sách.
* Yêu cầu: Xác định hành động phù hợp nhất mà Giám đốc dự án nên thực hiện.

Đánh giá các lựa chọn:

* A. Thay đổi phạm vi các đặc tính của khách hàng để chuyển giao sản phẩm vào ngày tháng chuyển giao đã hứa: Đây là một giải pháp có thể chấp nhận được, nhưng cần phải có sự đồng ý của khách hàng. Việc tự ý thay đổi phạm vi có thể dẫn đến sự không hài lòng và tranh chấp.
* B. Thông báo cho khách hàng về việc trễ hạn và tìm kiếm sự ủng hộ thích hợp bằng tài liệu: Đây là một hành động quan trọng và cần thiết. Việc thông báo sớm cho khách hàng giúp họ có thời gian chuẩn bị và điều chỉnh kế hoạch của họ. Cung cấp tài liệu hỗ trợ giúp khách hàng hiểu rõ nguyên nhân và tác động của sự chậm trễ.
* C. Tuân theo quy trình thay đổi được phác thảo trong quy định dự án: Đây là một bước quan trọng cần thực hiện. Quy trình thay đổi sẽ giúp đảm bảo rằng tất cả các thay đổi được quản lý một cách có kiểm soát và được phê duyệt bởi các bên liên quan.
* D. Khi dự án nằm trong giới hạn kinh phí thì bạn chẳng phải làm gì cả: Đây là một lựa chọn sai. Việc trễ hạn giao hàng có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng, ngay cả khi dự án nằm trong ngân sách.

Kết luận:

Lựa chọn tốt nhất là kết hợp B và C. Đầu tiên, thông báo cho khách hàng về việc trễ hạn và tìm kiếm sự ủng hộ của họ. Sau đó, tuân theo quy trình thay đổi để quản lý sự chậm trễ một cách chính thức. A có thể được cân nhắc nếu có sự đồng ý từ khách hàng.

Ban quản lý dự án (Project Management Office - PMO) có nhiều nhiệm vụ khác nhau, trong đó một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất là cung cấp hỗ trợ quản lý dự án. Điều này bao gồm việc thiết lập các tiêu chuẩn, quy trình, phương pháp và công cụ để quản lý dự án một cách hiệu quả. PMO cũng có thể cung cấp đào tạo, tư vấn và hỗ trợ cho các nhóm dự án để đảm bảo rằng các dự án được thực hiện theo đúng kế hoạch và đạt được các mục tiêu đã đề ra.

* A. Cung cấp hỗ trợ quản lý dự án: Đây là đáp án đúng vì nó phản ánh một trong những vai trò chính của ban quản lý dự án.
* B. Cung cấp sự trợ giúp với việc hoàn tất các nhiệm vụ: Mặc dù PMO có thể hỗ trợ các nhóm dự án, nhưng việc hoàn tất các nhiệm vụ cụ thể thường thuộc trách nhiệm của các thành viên trong nhóm dự án.
* C. Cung cấp sự giám sát và chỉ đạo: PMO có thể giám sát tiến độ dự án và cung cấp hướng dẫn, nhưng vai trò chính của họ là hỗ trợ chứ không phải chỉ đạo trực tiếp.
* D. Đưa ra phân tích lợi nhuận chi phí cho giám đốc dự án: PMO có thể cung cấp các công cụ và dữ liệu để phân tích lợi nhuận chi phí, nhưng việc thực hiện phân tích này thường thuộc trách nhiệm của giám đốc dự án hoặc các chuyên gia tài chính.

Câu hỏi yêu cầu xác định chi phí nào được phân bổ vào các hạng mục. Trong quản lý dự án, chi phí ngân sách (BC - Budgeted Cost) là chi phí đã được phê duyệt và phân bổ cho các hạng mục công việc khác nhau trong dự án. Chi phí ước tính (EC), chi phí thực tế (AC) và chi phí ước lượng khi hoàn tất (EAC) không trực tiếp được phân bổ vào các hạng mục theo cách mà chi phí ngân sách được phân bổ.