Trong khi tiến hành duyệt dự án hàng tuần, bạn nhận thấy rằng dự án đã chi tiêu quá khả năng. Bạn nên làm gì để xác định phạm vi đang chi tiêu nhiều hơn so với kinh phí dự toán?

Tài liệu đặc tả chức năng mô tả chi tiết các chức năng của hệ thống, bao gồm đầu vào, đầu ra, xử lý và các quy tắc nghiệp vụ liên quan. Việc viết tài liệu này thường được thực hiện trong giai đoạn Phân tích. Trong giai đoạn này, các yêu cầu được thu thập và phân tích để tạo ra các đặc tả chi tiết và rõ ràng, làm cơ sở cho giai đoạn thiết kế.

Quản lý chất lượng bao gồm việc xác định các tiêu chuẩn chất lượng, đảm bảo chất lượng và quản lý các thay đổi về chất lượng. Việc xác định cách tổ chức thực hiện một giai đoạn của dự án thuộc về lĩnh vực quản lý dự án, cụ thể là quản lý tiến độ và nguồn lực, chứ không trực tiếp thuộc về quản lý chất lượng. Do đó, đáp án D là đáp án không thuộc lĩnh vực kiến thức quản lý chất lượng.

Giai đoạn thực thi dự án (Executing) là giai đoạn mà các hoạt động được nêu trong kế hoạch quản lý dự án được thực hiện. Đây là giai đoạn mà phần lớn thời gian và nguồn lực được sử dụng, vì đây là lúc sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả của dự án được tạo ra. Các giai đoạn khác như Khởi động, Lập kế hoạch, Kiểm soát và điều khiển, và Kết thúc có thể quan trọng nhưng không tốn nhiều thời gian và nguồn lực như giai đoạn Thực thi.

Kế hoạch quản lý phạm vi dự án mô tả cách phạm vi sẽ được định nghĩa, phát triển, giám sát, kiểm soát và xác nhận. Đây là một thành phần quan trọng của kế hoạch dự án tổng thể. Do đó, đáp án A là chính xác. Các lựa chọn khác không bao gồm kế hoạch quản lý phạm vi: WBS là một sự phân chia dự án thành các phần nhỏ hơn, Scope Statement là một mô tả chi tiết về phạm vi dự án, và Project Charter là một tài liệu ủy quyền dự án.

Tuyên bố phạm vi dự án (Scope Statement) là một tài liệu mô tả chi tiết các sản phẩm của dự án và công việc cần thiết để tạo ra chúng. Nó cung cấp một sự hiểu biết chung về phạm vi dự án giữa tất cả các bên liên quan và là một đầu ra của quá trình xác định phạm vi. Tuy nhiên, nó không mô tả các mục tiêu chính của dự án; mục tiêu dự án thường được nêu trong điều lệ dự án (Project Charter) hoặc các tài liệu dự án khác. Do đó, phương án D là không đúng.

Các phương án khác đúng vì:

• A: Tuyên bố phạm vi dự án là một kết quả của quá trình xác định phạm vi dự án.
• B: Tuyên bố phạm vi dự án mô tả chi tiết các sản phẩm và công việc cần thiết.
• C: Tuyên bố phạm vi dự án tạo ra sự hiểu biết chung giữa các bên liên quan.