Phương pháp hiệu quả nhất trong việc xây dựng đội dự án trong tổ chức ma trận là tuân theo:

Ma trận gán trách nhiệm (Responsibility Assignment Matrix - RAM), thường được biểu diễn dưới dạng RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed), là một công cụ quản lý dự án quan trọng. Nó giúp xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong dự án đối với từng công việc cụ thể.

* A. Bảo đảm đội ngũ thành viên hiểu được vai trò cụ thể của họ: Đây là đáp án chính xác. Ma trận trách nhiệm giúp mỗi thành viên hiểu rõ họ chịu trách nhiệm gì (Responsible), ai chịu trách nhiệm cuối cùng (Accountable), ai cần được tư vấn (Consulted), và ai cần được thông báo (Informed) cho từng công việc.
* B. Xây dựng cấu trúc chi tiết công việc dựa vào nguồn lực sẵn có: Cấu trúc chi tiết công việc (Work Breakdown Structure - WBS) được sử dụng để phân chia dự án thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Mặc dù việc xem xét nguồn lực là quan trọng trong quản lý dự án, nhưng WBS không trực tiếp dựa vào nguồn lực sẵn có để xây dựng cấu trúc.
* C. Xác lập tính giá trị của các thành viên dự án để thực hiện công việc trong dự án: Ma trận trách nhiệm không dùng để đánh giá giá trị của thành viên dự án, mà để xác định trách nhiệm của họ.
* D. Mô tả cấu trúc tổ chức của dự án: Cấu trúc tổ chức của dự án thường được thể hiện bằng sơ đồ tổ chức (Organizational Chart), không phải ma trận trách nhiệm. Ma trận trách nhiệm tập trung vào việc gán trách nhiệm cho các thành viên, không phải mô tả cấu trúc tổ chức tổng thể.

Do đó, đáp án chính xác nhất là A.

Trong quản lý dự án, chất lượng là một yếu tố cực kỳ quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của dự án. Mặc dù chi phí và lịch trình cũng quan trọng, nhưng chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng mới là yếu tố quyết định sự hài lòng của khách hàng và uy tín của tổ chức.

* Phương án A: Bằng lịch trình nhưng cao hơn chi phí - Không hoàn toàn chính xác, vì chất lượng thường được ưu tiên hơn cả lịch trình nếu cần thiết để đảm bảo chất lượng.
* Phương án B: Cao hơn chi phí và lịch trình - Đây là đáp án chính xác nhất. Chất lượng thường được ưu tiên hàng đầu, ngay cả khi điều đó có nghĩa là chi phí cao hơn hoặc lịch trình dài hơn một chút.
* Phương án C: Bằng chi phí nhưng hơn lịch trình - Không chính xác, vì chất lượng thường quan trọng hơn cả chi phí.
* Phương án D: Chi phí và lịch trình bằng nhau - Không chính xác, chất lượng cần được ưu tiên hơn.

Vì vậy, đáp án đúng là B: Cao hơn chi phí và lịch trình.

Chi phí thuê phòng họp là một khoản chi phí phát sinh khi có cuộc họp dự án. Nếu không có cuộc họp, chi phí này sẽ không phát sinh. Do đó, nó là một ví dụ cho chi phí biến động, tức là chi phí thay đổi theo mức độ hoạt động hoặc sản xuất. Các chi phí khác như chi phí tất yếu (essential costs) là các chi phí cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh, chi phí cố định (fixed costs) là các chi phí không thay đổi theo mức độ hoạt động, và chi phí không được dự kiến (unforeseen costs) là các chi phí không lường trước được.

Kiểm soát chất lượng (Quality Control) là quá trình giám sát và đánh giá các kết quả cụ thể của dự án để xác định xem chúng có tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng đã được xác định hay không. Mục tiêu của kiểm soát chất lượng là đảm bảo rằng các sản phẩm hoặc dịch vụ được tạo ra đáp ứng các yêu cầu và mong đợi của khách hàng và các bên liên quan.

Phương án A là đáp án chính xác vì nó mô tả đúng định nghĩa và mục đích của kiểm soát chất lượng. Các phương án còn lại mô tả các hoạt động liên quan đến quản lý chất lượng nhưng không phải là định nghĩa cốt lõi của kiểm soát chất lượng.

- Phương án B: Đánh giá toàn bộ kết quả dự án trên cơ sở đều đặn. Đây là một phần của kiểm soát chất lượng, nhưng không phải là định nghĩa đầy đủ.
- Phương án C: Hoạt động để tăng tính hiệu lực và hiệu suất của dự án. Đây là một mục tiêu rộng hơn của quản lý chất lượng, bao gồm cả cải tiến quy trình.
- Phương án D: Xác định các chuẩn chất lượng nào liên quan tới dự án. Đây là một phần của lập kế hoạch chất lượng, diễn ra trước giai đoạn kiểm soát chất lượng.

Phân tích:

* Vấn đề: Dự án đang đối mặt với việc trễ hạn giao hàng 2 tuần, mặc dù vẫn nằm trong ngân sách.
* Yêu cầu: Xác định hành động phù hợp nhất mà Giám đốc dự án nên thực hiện.

Đánh giá các lựa chọn:

* A. Thay đổi phạm vi các đặc tính của khách hàng để chuyển giao sản phẩm vào ngày tháng chuyển giao đã hứa: Đây là một giải pháp có thể chấp nhận được, nhưng cần phải có sự đồng ý của khách hàng. Việc tự ý thay đổi phạm vi có thể dẫn đến sự không hài lòng và tranh chấp.
* B. Thông báo cho khách hàng về việc trễ hạn và tìm kiếm sự ủng hộ thích hợp bằng tài liệu: Đây là một hành động quan trọng và cần thiết. Việc thông báo sớm cho khách hàng giúp họ có thời gian chuẩn bị và điều chỉnh kế hoạch của họ. Cung cấp tài liệu hỗ trợ giúp khách hàng hiểu rõ nguyên nhân và tác động của sự chậm trễ.
* C. Tuân theo quy trình thay đổi được phác thảo trong quy định dự án: Đây là một bước quan trọng cần thực hiện. Quy trình thay đổi sẽ giúp đảm bảo rằng tất cả các thay đổi được quản lý một cách có kiểm soát và được phê duyệt bởi các bên liên quan.
* D. Khi dự án nằm trong giới hạn kinh phí thì bạn chẳng phải làm gì cả: Đây là một lựa chọn sai. Việc trễ hạn giao hàng có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng, ngay cả khi dự án nằm trong ngân sách.

Kết luận:

Lựa chọn tốt nhất là kết hợp B và C. Đầu tiên, thông báo cho khách hàng về việc trễ hạn và tìm kiếm sự ủng hộ của họ. Sau đó, tuân theo quy trình thay đổi để quản lý sự chậm trễ một cách chính thức. A có thể được cân nhắc nếu có sự đồng ý từ khách hàng.