Nhà tài trợ dự án đề nghị bạn chuẩn bị một ước tính chi phí cho dự án viễn thông. Có một N lượng thông tin phạm vi chi tiết bị hạn chế. Tuy nhiên dự án tương tự như dự án đã được công ty bạn hoàn tất cách đây hai năm. Bạn nên sử dụng kỹ thuật ước lượng nào trong tình huống này?

Đáp án đúng: D. Tính đến các dự phòng cho những điều chưa biết. 

Giải thích:

Trong giai đoạn khởi tạo và lập kế hoạch dự án, khi xây dựng quy định dự án và bảng kê công việc, giám đốc dự án cần tính đến những yếu tố chưa chắc chắn và các rủi ro chưa biết trước, từ đó có dự phòng phù hợp.

A: Nghiên cứu quy định ngành có thể cần thiết nhưng không phải nội dung trọng tâm được hỏi.

B: Thống nhất nhiệm vụ và thời đoạn thuộc quá trình lập kế hoạch chi tiết.

C: Xây dựng WBS chi tiết là công việc của giai đoạn hoạch định phạm vi, không phải yêu cầu chính ở đây.

D: Phù hợp nhất vì dự án luôn tồn tại các yếu tố chưa biết và cần có dự phòng.

Đáp án đúng: D. Thực hiện phân tích ảnh hưởng chi tiết tới chi phí và lịch trình, đồng thời triệu tập một cuộc họp đội dự án. 

Giải thích:

Khách hàng yêu cầu thay đổi phạm vi sau khi thiết kế đã được chấp thuận, nên không được tự ý thực hiện ngay.

Giám đốc dự án cần:

Phân tích tác động chi tiết của thay đổi đến phạm vi, chi phí và lịch trình.

Trao đổi với đội dự án để đánh giá tính khả thi và các ảnh hưởng liên quan.

Sau đó mới đưa yêu cầu thay đổi qua quy trình kiểm soát thay đổi để cấp có thẩm quyền xem xét/phê duyệt.

A: Không nên tự thuyết phục khách hàng trì hoãn.

B: PM không phải người tự phê duyệt thay đổi lớn.

C: Không được thực hiện thay đổi bất chấp ảnh hưởng.

D: Đúng vì trước tiên phải đánh giá tác động và phối hợp đội dự án.

Đáp án đúng: A. Kế hoạch dự án. 

Giải thích:

Trong quá trình thực hiện, dự án thường phát sinh thay đổi về phạm vi, tiến độ, chi phí, nguồn lực và rủi ro. Vì vậy, kế hoạch dự án thường xuyên được cập nhật để phản ánh tình trạng và các thay đổi đã được phê duyệt.

A. Kế hoạch dự án → thường được sửa đổi/cập nhật nhiều nhất.

B. Sổ ghi vấn đề → ghi nhận và theo dõi các vấn đề phát sinh.

C. Tài liệu chấp thuận cuối cùng → thường được hoàn thiện khi kết thúc dự án.

D. Sổ ghi yêu cầu thay đổi → ghi nhận các yêu cầu thay đổi, không phải tài liệu tổng thể được cập nhật nhiều nhất.

Đáp án đúng: B. Duy trì. 

Giải thích:

Trong giai đoạn lập kế hoạch, ngân sách không chỉ dành cho việc hoàn thành và bàn giao sản phẩm, mà còn cần dự kiến chi phí cho duy trì/vận hành sau khi hoàn thiện nếu dự án có yêu cầu này.

Duy trì có thể phát sinh các chi phí như bảo trì, hỗ trợ và vận hành.

Các phương án A, C, D chủ yếu liên quan đến hoạt động quản lý dự án, không phải khoản mục chi phí sau hoàn thiện được nhấn mạnh trong câu hỏi.

Giai đoạn khởi đầu là giai đoạn mà các bên liên quan có khả năng gây ảnh hưởng nhiều nhất đến kết quả của dự án. Ở giai đoạn này, phạm vi dự án, các mục tiêu và các bên liên quan chính được xác định. Bất kỳ thay đổi nào được thực hiện sau giai đoạn này sẽ tốn kém và khó khăn hơn nhiều.