Người lãnh đạo của đội được thăng chức trở thành quyền giám đốc dự án trong khi giám đốc đang nghỉ việc riêng. Một vài đội ngũ thành viên khác không được nói về thay đổi tổ chức này và không muốn tham gia vào đội nữa. Giám đốc dự án đã nói với các đội ngũ thành viên này một vài lần và không giải quyết được vấn đề. Quyền giám đốc dự án nên làm gì tiếp theo?

Đáp án: D. Kết thúc cuộc họp đúng giờ và sắp xếp cuộc họp khác để giải quyết vấn đề.

Lời giải: Cuộc họp dự án đã có lịch trình và thời gian quy định. Khi một vấn đề quan trọng phát sinh nhưng không thể giải quyết trong thời gian còn lại, giám đốc dự án nên kết thúc cuộc họp đúng giờ và tổ chức một cuộc họp riêng với những người liên quan để tập trung giải quyết vấn đề.

A: Kéo dài cuộc họp làm phá vỡ lịch trình và có thể ảnh hưởng đến các hoạt động khác.

B: Chính sách giải quyết xung đột không nhất thiết là phương án phù hợp cho mọi vấn đề.

C: Chờ đến cuộc họp tuần sau là quá muộn vì vấn đề có nguy cơ làm dự án tạm ngừng.

D: Vừa đảm bảo kỷ luật cuộc họp, vừa xử lý kịp thời vấn đề quan trọng.

Đáp án: C. Các hoạt động trên đường tới hạn không có bất kỳ thời gian khoảng trễ nào.

Lời giải: Đường tới hạn (Critical Path) là chuỗi các hoạt động quyết định thời gian hoàn thành toàn bộ dự án. Các hoạt động trên đường tới hạn thường có thời gian dự trữ (float) bằng 0, nên nếu một hoạt động bị chậm thì thời gian hoàn thành dự án cũng có thể bị chậm theo.

A: Không liên quan trực tiếp đến đường tới hạn.

B: Diễn đạt không chính xác về chi phí.

D: Tính toán ngược là một kỹ thuật trong phương pháp đường tới hạn, nhưng không phải lý do cốt lõi khiến việc quản lý đường tới hạn sống còn.

Đáp án: C. Những sơ đồ Gantt

Lời giải: Khi đơn vị gặp khó khăn trong quản lý thời gian của nhiều dự án, sơ đồ Gantt là công cụ phù hợp để lãnh đạo nhìn tổng quan:

Thời gian bắt đầu và kết thúc của từng công việc.

Tiến độ thực hiện các công việc.

Mối quan hệ giữa các công việc và thời gian.

Dễ dàng phát hiện các công việc bị chậm tiến độ.

Các phương án khác không tập trung trực tiếp vào việc tóm tắt và quản lý thời gian thực hiện dự án.

Đường găng là đường dài nhất trong sơ đồ dự án, quyết định thời gian tối thiểu để hoàn thành dự án. Trong trường hợp này, chúng ta có hai đường tiềm năng:

* Đường 1: Công việc 1 -> Công việc 2 -> Công việc 3: 1 tuần + 4 tuần + 5 tuần = 10 tuần
* Đường 2: Công việc 1 -> Công việc 4: 1 tuần + 8 tuần = 9 tuần

Đường găng là đường dài nhất, do đó là 10 tuần.

Ma trận chức năng và nhiệm vụ (RAM - Responsibility Assignment Matrix) là công cụ thể hiện mối liên hệ giữa công việc (hoặc gói công việc) và thành viên dự án. Nó cho biết ai chịu trách nhiệm, ai hỗ trợ, ai cần được tư vấn và ai cần được thông báo cho mỗi công việc. Trong trường hợp này, để hiểu rõ ai làm gì trong dự án, ma trận chức năng và nhiệm vụ là phù hợp nhất.

Sơ đồ nguồn lực chỉ cho biết nguồn lực nào (nhân viên, thiết bị, vật tư...) được sử dụng trong dự án, chứ không chỉ rõ ai làm công việc gì.

Sơ đồ Gantt là biểu đồ tiến độ, thể hiện thời gian biểu của các công việc, chứ không thể hiện sự phân công trách nhiệm.

Sơ đồ tổ chức của dự án thể hiện cơ cấu tổ chức, các vị trí và mối quan hệ báo cáo, chứ không chi tiết đến mức ai làm công việc gì cụ thể.