Ma trận gán trách nhiệm là công cụ quản lý dự án dùng để:

Trong một dự án, mức ưu tiên về chất lượng thường được đặt như thế nào?

Lời giải:

Đáp án đúng: D

Trong quản lý dự án, chất lượng là một yếu tố cực kỳ quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của dự án. Mặc dù chi phí và lịch trình cũng quan trọng, nhưng chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng mới là yếu tố quyết định sự hài lòng của khách hàng và uy tín của tổ chức.

* Phương án A: Bằng lịch trình nhưng cao hơn chi phí - Không hoàn toàn chính xác, vì chất lượng thường được ưu tiên hơn cả lịch trình nếu cần thiết để đảm bảo chất lượng.
* Phương án B: Cao hơn chi phí và lịch trình - Đây là đáp án chính xác nhất. Chất lượng thường được ưu tiên hàng đầu, ngay cả khi điều đó có nghĩa là chi phí cao hơn hoặc lịch trình dài hơn một chút.
* Phương án C: Bằng chi phí nhưng hơn lịch trình - Không chính xác, vì chất lượng thường quan trọng hơn cả chi phí.
* Phương án D: Chi phí và lịch trình bằng nhau - Không chính xác, chất lượng cần được ưu tiên hơn.

Vì vậy, đáp án đúng là B: Cao hơn chi phí và lịch trình.

Câu 27:

Chi phí thuê phòng sẽ được dùng cho cuộc họp dự án là ví dụ minh hoạ cho loại chi phí nào?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Chi phí thuê phòng họp là một khoản chi phí phát sinh khi có cuộc họp dự án. Nếu không có cuộc họp, chi phí này sẽ không phát sinh. Do đó, nó là một ví dụ cho chi phí biến động, tức là chi phí thay đổi theo mức độ hoạt động hoặc sản xuất. Các chi phí khác như chi phí tất yếu (essential costs) là các chi phí cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh, chi phí cố định (fixed costs) là các chi phí không thay đổi theo mức độ hoạt động, và chi phí không được dự kiến (unforeseen costs) là các chi phí không lường trước được.

Câu 28:

Kiểm soát chất lượng là gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: A

Kiểm soát chất lượng (Quality Control) là quá trình giám sát và đánh giá các kết quả cụ thể của dự án để xác định xem chúng có tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng đã được xác định hay không. Mục tiêu của kiểm soát chất lượng là đảm bảo rằng các sản phẩm hoặc dịch vụ được tạo ra đáp ứng các yêu cầu và mong đợi của khách hàng và các bên liên quan.

Phương án A là đáp án chính xác vì nó mô tả đúng định nghĩa và mục đích của kiểm soát chất lượng. Các phương án còn lại mô tả các hoạt động liên quan đến quản lý chất lượng nhưng không phải là định nghĩa cốt lõi của kiểm soát chất lượng.

- Phương án B: Đánh giá toàn bộ kết quả dự án trên cơ sở đều đặn. Đây là một phần của kiểm soát chất lượng, nhưng không phải là định nghĩa đầy đủ.
- Phương án C: Hoạt động để tăng tính hiệu lực và hiệu suất của dự án. Đây là một mục tiêu rộng hơn của quản lý chất lượng, bao gồm cả cải tiến quy trình.
- Phương án D: Xác định các chuẩn chất lượng nào liên quan tới dự án. Đây là một phần của lập kế hoạch chất lượng, diễn ra trước giai đoạn kiểm soát chất lượng.

Câu 29:

Dự án được thực hiện tốt theo kinh phí; tuy nhiên để đáp ứng các phần chuyển giao của khách hàng thì ngày tháng chuyển giao tới khách hàng sẽ bị muộn hơn 2 tuần. Không có nguồn lực phụ phân công cho dự án. Giám đốc dự án nên làm gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Phân tích:

* Vấn đề: Dự án đang đối mặt với việc trễ hạn giao hàng 2 tuần, mặc dù vẫn nằm trong ngân sách.
* Yêu cầu: Xác định hành động phù hợp nhất mà Giám đốc dự án nên thực hiện.

Đánh giá các lựa chọn:

* A. Thay đổi phạm vi các đặc tính của khách hàng để chuyển giao sản phẩm vào ngày tháng chuyển giao đã hứa: Đây là một giải pháp có thể chấp nhận được, nhưng cần phải có sự đồng ý của khách hàng. Việc tự ý thay đổi phạm vi có thể dẫn đến sự không hài lòng và tranh chấp.
* B. Thông báo cho khách hàng về việc trễ hạn và tìm kiếm sự ủng hộ thích hợp bằng tài liệu: Đây là một hành động quan trọng và cần thiết. Việc thông báo sớm cho khách hàng giúp họ có thời gian chuẩn bị và điều chỉnh kế hoạch của họ. Cung cấp tài liệu hỗ trợ giúp khách hàng hiểu rõ nguyên nhân và tác động của sự chậm trễ.
* C. Tuân theo quy trình thay đổi được phác thảo trong quy định dự án: Đây là một bước quan trọng cần thực hiện. Quy trình thay đổi sẽ giúp đảm bảo rằng tất cả các thay đổi được quản lý một cách có kiểm soát và được phê duyệt bởi các bên liên quan.
* D. Khi dự án nằm trong giới hạn kinh phí thì bạn chẳng phải làm gì cả: Đây là một lựa chọn sai. Việc trễ hạn giao hàng có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng, ngay cả khi dự án nằm trong ngân sách.

Kết luận:

Lựa chọn tốt nhất là kết hợp B và C. Đầu tiên, thông báo cho khách hàng về việc trễ hạn và tìm kiếm sự ủng hộ của họ. Sau đó, tuân theo quy trình thay đổi để quản lý sự chậm trễ một cách chính thức. A có thể được cân nhắc nếu có sự đồng ý từ khách hàng.

Câu 30:

Một trong các nhiệm vụ của ban quản lý dự án là gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: D

Ban quản lý dự án (Project Management Office - PMO) có nhiều nhiệm vụ khác nhau, trong đó một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất là cung cấp hỗ trợ quản lý dự án. Điều này bao gồm việc thiết lập các tiêu chuẩn, quy trình, phương pháp và công cụ để quản lý dự án một cách hiệu quả. PMO cũng có thể cung cấp đào tạo, tư vấn và hỗ trợ cho các nhóm dự án để đảm bảo rằng các dự án được thực hiện theo đúng kế hoạch và đạt được các mục tiêu đã đề ra.

* A. Cung cấp hỗ trợ quản lý dự án: Đây là đáp án đúng vì nó phản ánh một trong những vai trò chính của ban quản lý dự án.
* B. Cung cấp sự trợ giúp với việc hoàn tất các nhiệm vụ: Mặc dù PMO có thể hỗ trợ các nhóm dự án, nhưng việc hoàn tất các nhiệm vụ cụ thể thường thuộc trách nhiệm của các thành viên trong nhóm dự án.
* C. Cung cấp sự giám sát và chỉ đạo: PMO có thể giám sát tiến độ dự án và cung cấp hướng dẫn, nhưng vai trò chính của họ là hỗ trợ chứ không phải chỉ đạo trực tiếp.
* D. Đưa ra phân tích lợi nhuận chi phí cho giám đốc dự án: PMO có thể cung cấp các công cụ và dữ liệu để phân tích lợi nhuận chi phí, nhưng việc thực hiện phân tích này thường thuộc trách nhiệm của giám đốc dự án hoặc các chuyên gia tài chính.

Câu 31:

Tỉ lệ chi phí dự toán của việc đã thực hiện với chi phí dự toán của việc đã xếp lịch (BCWP/BCWS) được gọi là:

Lời giải: