Điều kiện hợp lý để bắt đầu yêu cầu thay đổi phạm vi dự án là gì?

Câu 13:

Giám đốc dự án công nghệ thông tin được chuyển giao quy định dự án và tài liệu phạm vi phác hoạ mọi khía cạnh của dự án mới đã được công ty phê chuẩn. Giám đốc dự án công nghệ thông tin mang tài liệu này tới cuộc họp bắt đầu dự án. Trong những lựa chọn dưới đây, hãy chọn ra lựa chọn tốt nhất xem ai nên nhận tài liệu này.

Lời giải:

Đáp án đúng: D

Câu hỏi này kiểm tra kiến thức về việc phân phối tài liệu dự án, đặc biệt là tài liệu phạm vi dự án (project scope). Tài liệu này rất quan trọng vì nó phác thảo mọi khía cạnh của dự án và đã được phê duyệt. Do đó, những người cần biết về phạm vi dự án là đội dự án (những người trực tiếp thực hiện công việc) và các đối tượng liên quan (stakeholders) dự án (những người bị ảnh hưởng hoặc có ảnh hưởng đến dự án). Các đối tượng liên quan bao gồm cả nhà tài trợ, khách hàng, và các bên liên quan khác. Phương án 4 là bao quát nhất, bao gồm tất cả các bên liên quan dự án (bao gồm cả nhà tài trợ và khách hàng) và đội dự án.

Câu 14:

Giám đốc dự án ưu tiên rủi ro như thế nào?

Lời giải:

Đáp án đúng: C

Trong quản lý dự án, việc ưu tiên rủi ro thường được thực hiện dựa trên mức độ ảnh hưởng của rủi ro đó đến dự án. Ảnh hưởng này có thể bao gồm ảnh hưởng về tài chính, thời gian (tiến độ), phạm vi, chất lượng và các khía cạnh khác của dự án. Vì vậy, giám đốc dự án sẽ ưu tiên rủi ro bằng toàn bộ ảnh hưởng lên dự án.

Câu 15:

Khi thẩm quyền phê chuẩn sửa đổi phạm vi được đặt ra, giám đốc dự án nên:

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Câu hỏi này kiểm tra kiến thức về quy trình quản lý thay đổi trong dự án. Khi một sự thay đổi về phạm vi dự án cần được phê duyệt, giám đốc dự án cần tham khảo kế hoạch dự án (đã được thay đổi để phản ánh phạm vi mới). Kế hoạch dự án sẽ cung cấp thông tin cần thiết để đánh giá tác động của sự thay đổi và đưa ra quyết định phù hợp. Các lựa chọn khác không phải là bước đầu tiên hoặc không liên quan trực tiếp đến việc phê duyệt sửa đổi phạm vi.

- Hỏi ý kiến nhà tài trợ dự án: Có thể cần thiết nhưng không phải là bước đầu tiên. Giám đốc dự án cần có thông tin cụ thể từ kế hoạch dự án trước.
- Duyệt quy định dự án gốc: Quy định dự án gốc không bao gồm phạm vi đã sửa đổi.
- Ra quyết định dựa trên sơ đồ tổ chức của công ty: Sơ đồ tổ chức không liên quan trực tiếp đến việc phê duyệt sửa đổi phạm vi.

Do đó, đáp án chính xác nhất là tham khảo kế hoạch dự án thay đổi.

Câu 16:

Ma trận gán trách nhiệm là công cụ quản lý dự án dùng để:

Lời giải:

Đáp án đúng: A

Ma trận gán trách nhiệm (Responsibility Assignment Matrix - RAM), thường được gọi là ma trận RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed), là một công cụ quản lý dự án được sử dụng để xác định và gán vai trò, trách nhiệm cho các thành viên trong dự án đối với từng công việc hoặc nhiệm vụ cụ thể. Mục đích chính của nó là đảm bảo mọi thành viên dự án đều hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình, từ đó tránh sự nhầm lẫn, chồng chéo hoặc bỏ sót công việc. Vì vậy, đáp án đúng là "Bảo đảm đội ngũ thành viên hiểu được vai trò cụ thể của họ."

Câu 17:

Phần nào của tài liệu lập kế hoạch dự án được dùng để kiểm soát bùng phát phạm vi?

Lời giải:

Đáp án đúng: A

Bùng phát phạm vi (scope creep) là việc phạm vi dự án bị mở rộng một cách không kiểm soát, thường do các yêu cầu mới hoặc thay đổi không được phê duyệt. Để kiểm soát điều này, tài liệu lập kế hoạch dự án cần có quy trình quản lý phạm vi rõ ràng, bao gồm cách thức thu thập yêu cầu, định nghĩa phạm vi, tạo WBS (Work Breakdown Structure), xác minh phạm vi và kiểm soát phạm vi. Nếu quy trình quản lý chưa được giải quyết hoặc không đầy đủ, nó sẽ tạo điều kiện cho bùng phát phạm vi xảy ra. Các yếu tố khác như chất lượng, số lượng thành viên, hay hạn chế kinh phí không trực tiếp kiểm soát bùng phát phạm vi.

Câu 18:

Trong số tất cả các xung đột có thể xẩy ra trong dự án thì xung đột nào là bất lợi nhất đối với kết quả và hiệu suất của đội?

Lời giải: