Ưu điểm chính của văn phòng chia sẻ là gì?

Trong môi trường văn phòng không giấy, mục tiêu là giảm thiểu việc sử dụng giấy tờ bằng cách số hóa thông tin. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (Electronic Document Management System - EDMS) là công cụ được thiết kế để lưu trữ, quản lý, theo dõi và tìm kiếm tài liệu điện tử một cách hiệu quả. Nó giúp tổ chức thông tin, tăng cường khả năng truy cập và cộng tác, đồng thời giảm thiểu chi phí liên quan đến việc in ấn và lưu trữ giấy tờ. Các lựa chọn khác như máy fax, máy photocopy và sổ ghi chép đều liên quan đến việc sử dụng giấy và không phù hợp với mục tiêu của văn phòng không giấy.

Điện toán đám mây cho phép lưu trữ dữ liệu và ứng dụng trên các máy chủ từ xa, giúp người dùng có thể truy cập thông tin và làm việc từ bất kỳ đâu có kết nối internet. Điều này đặc biệt hữu ích trong quản lý văn phòng, nơi nhân viên cần truy cập tài liệu và ứng dụng từ nhiều địa điểm khác nhau. Các phương án khác không đúng vì điện toán đám mây giúp giảm chi phí vận hành (do giảm nhu cầu về phần cứng và bảo trì), tăng tính bảo mật (thông qua các biện pháp bảo mật nâng cao), và giảm số lượng tài liệu giấy (do số hóa tài liệu).