Tính năng chính của phần mềm quản lý tài liệu điện tử là gì?

Tăng chi phí vận hành

Lưu trữ, sắp xếp và truy xuất tài liệu dễ dàng

Tăng số lượng tài liệu giấy

Giảm tính bảo mật

Trả lời:

Đáp án đúng: B

Tính năng chính của phần mềm quản lý tài liệu điện tử là giúp người dùng lưu trữ, sắp xếp và truy xuất tài liệu một cách dễ dàng và hiệu quả. Các lựa chọn khác không phản ánh đúng mục đích và lợi ích của phần mềm này.

800+ câu hỏi trắc nghiệm Quản trị văn phòng có lời giải chi tiết - Phần 16

50 câu hỏi 60 phút

Bắt đầu thi

Câu hỏi liên quan

Câu 21:

Văn phòng điện tử giúp giảm thời gian làm việc bằng cách nào?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Văn phòng điện tử (Electronic Office) giúp giảm thời gian làm việc bằng cách tự động hóa các quy trình và giảm thiểu công việc thủ công. Điều này bao gồm việc sử dụng các công cụ và phần mềm để quản lý tài liệu, lên lịch cuộc họp, giao tiếp và cộng tác, giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả công việc. Các lựa chọn khác không đúng vì:
- A: Tăng số lượng tài liệu giấy sẽ làm tăng thời gian làm việc.
- C: Giảm tính bảo mật thông tin không liên quan đến việc giảm thời gian làm việc.
- D: Tăng số lượng nhân viên có thể không giảm thời gian làm việc, thậm chí có thể làm tăng thời gian quản lý và phối hợp nếu không có quy trình làm việc hiệu quả.

Câu 22:

Một trong những ưu điểm của văn phòng ảo là gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Văn phòng ảo cho phép nhân viên làm việc từ xa, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuê văn phòng, chi phí điện nước, và các chi phí khác liên quan đến vận hành văn phòng truyền thống. Do đó, ưu điểm nổi bật nhất của văn phòng ảo là sự linh hoạt trong việc làm việc từ xa và khả năng tiết kiệm chi phí.

Câu 23:

Một trong những tính năng chính của văn phòng thông minh là gì?

Lời giải:

Đáp án đúng: B

Văn phòng thông minh tập trung vào việc sử dụng công nghệ để tối ưu hóa các quy trình làm việc, tăng cường sự kết nối và cộng tác, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên. Các tính năng như tự động hóa, quản lý thông tin thông minh, và hệ thống điều khiển môi trường giúp cải thiện hiệu quả hoạt động và giảm thiểu các công việc thủ công.

Phương án A sai vì văn phòng thông minh hướng đến việc giảm thiểu sử dụng tài liệu giấy thông qua số hóa.
Phương án C sai vì văn phòng thông minh tăng cường tính bảo mật thông qua các hệ thống kiểm soát truy cập và bảo vệ dữ liệu.
Phương án D sai vì văn phòng thông minh giúp giảm chi phí vận hành nhờ tối ưu hóa sử dụng năng lượng và tài nguyên.

Câu 24:

Văn bản chỉ mức độ khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được thuộc:

Lời giải:

Đáp án đúng: A

Văn bản đến có mức độ khẩn cần được xử lý ngay lập tức để đảm bảo thông tin được truyền đạt và xử lý kịp thời. Do đó, việc đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được là một phần của nguyên tắc xử lý văn bản đến, đặc biệt là đối với các văn bản khẩn.

Câu 25:

Có bao nhiêu ý cơ bản nói về ý nghĩa của công tác văn thư?

Lời giải:

Đáp án đúng: A

Ý nghĩa của công tác văn thư thường được đề cập đến thông qua các khía cạnh chính sau:

1. Bảo đảm thông tin kịp thời, chính xác phục vụ công tác quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức.

2. Góp phần nâng cao năng suất, hiệu quả công việc.

3. Giúp cho việc quản lý nhà nước, quản lý kinh tế - xã hội có hiệu quả hơn.

4. Cung cấp thông tin phục vụ công tác nghiên cứu, tổng kết, đánh giá.

Như vậy, có 4 ý cơ bản nói về ý nghĩa của công tác văn thư.

Câu 26:

Đâu là một trong các nơi được đóng dấu Đến?

Lời giải: