Sự phân bổ là ?

Ma trận chức năng và nhiệm vụ (RAM - Responsibility Assignment Matrix), còn được gọi là ma trận RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed), là một công cụ được sử dụng để đảm bảo rằng mỗi công việc hoặc hoạt động trong dự án được giao cho một người hoặc một nhóm cụ thể. Nó giúp xác định rõ ai chịu trách nhiệm (Responsible), ai chịu trách nhiệm giải trình (Accountable), ai cần được tư vấn (Consulted) và ai cần được thông báo (Informed) cho từng công việc. Trong trường hợp này, để hiểu rõ ai làm gì trong dự án, ma trận chức năng và nhiệm vụ là công cụ phù hợp nhất.

Sơ đồ nguồn lực (Resource Histogram) hiển thị số lượng nguồn lực (nhân lực, thiết bị, vật tư) được sử dụng trong dự án theo thời gian, nhưng không cho biết ai làm gì.

Sơ đồ Gantt (Gantt Chart) là một biểu đồ thanh ngang thể hiện tiến độ thực hiện các công việc trong dự án theo thời gian, nhưng cũng không chỉ ra ai làm gì.

Sơ đồ tổ chức dự án (Project Organizational Chart) mô tả cấu trúc tổ chức của dự án và các mối quan hệ báo cáo, nhưng không chi tiết về vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong từng công việc cụ thể.

Khi có thay đổi về quy mô dự án sau khi thiết kế được phê duyệt, việc đầu tiên cần làm là đánh giá tác động của sự thay đổi đó đến chi phí và tiến độ của dự án. Sau đó, cần trình bày những tác động này cho các bên liên quan (đặc biệt là khách hàng) để họ phê duyệt trước khi tiếp tục thực hiện dự án. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi người đều nhận thức được những thay đổi và đồng ý với kế hoạch mới. Các phương án khác không phù hợp vì:

• A: Thuyết phục khách hàng chỉ đưa ra yêu cầu sau khi hoàn thành thiết kế ban đầu là không thực tế và không linh hoạt. Thay đổi là điều không thể tránh khỏi trong dự án.
• C: Thực hiện thay đổi mà không đánh giá tác động là rất rủi ro và có thể dẫn đến vượt ngân sách hoặc trễ tiến độ.
• D: Thuyết phục khách hàng hủy bỏ thay đổi có thể không khả thi nếu thay đổi đó là cần thiết để đáp ứng nhu cầu của họ.