Dự án được thực hiện tốt theo kinh phí; tuy nhiên để đáp ứng các phần chuyển giao của khách hàng thì ngày tháng chuyển giao tới khách hàng sẽ bị muộn hơn 2 tuần. Không có nguồn lực phụ phân công cho dự án. Giám đốc dự án nên làm gì?
Thay đổi phạm vi các đặc tính của khách hàng để chuyển giao sản phẩm vào ngày tháng chuyển giao đã hứa.
Thông báo cho khách hàng về việc trễ hạn và tìm kiếm sự ủng hộ thích hợp bằng tài liệu.
Tuân theo quy trình thay đổi được phác thảo trong quy định dự án.
Khi dự án nằm trong giới hạn kinh phí thì bạn chẳng phải làm gì cả.
Đáp án đúng: B
Câu hỏi này kiểm tra kiến thức về quản lý dự án, đặc biệt là khi đối mặt với xung đột giữa các ràng buộc về thời gian, chi phí và phạm vi. Trong tình huống này, dự án đang thực hiện tốt về mặt chi phí, nhưng có nguy cơ trễ thời hạn giao hàng. Giám đốc dự án cần phải ưu tiên giải quyết vấn đề này một cách chuyên nghiệp và có hệ thống.
Phân tích các lựa chọn:
- A. Thay đổi phạm vi các đặc tính của khách hàng để chuyển giao sản phẩm vào ngày tháng chuyển giao đã hứa.: Phương án này có thể là một giải pháp, nhưng cần phải được thực hiện một cách cẩn thận. Việc thay đổi phạm vi dự án cần được thảo luận và thống nhất với khách hàng. Tự ý thay đổi phạm vi có thể dẫn đến sự không hài lòng của khách hàng.
- B. Thông báo cho khách hàng về việc trễ hạn và tìm kiếm sự ủng hộ thích hợp bằng tài liệu.: Đây là một bước quan trọng. Giám đốc dự án cần phải thông báo cho khách hàng càng sớm càng tốt về nguy cơ trễ hạn và cung cấp thông tin chi tiết, minh bạch về tình hình dự án. "Tìm kiếm sự ủng hộ thích hợp bằng tài liệu" có nghĩa là cung cấp các bằng chứng, phân tích để chứng minh lý do trễ hạn và các biện pháp khắc phục đề xuất.
- C. Tuân theo quy trình thay đổi được phác thảo trong quy định dự án.: Đây là phương án đúng nhất. Quy trình thay đổi (change control process) là một phần quan trọng của quản lý dự án, giúp đảm bảo rằng mọi thay đổi (bao gồm cả việc điều chỉnh thời gian biểu) được đánh giá, phê duyệt và thực hiện một cách có kiểm soát. Điều này đảm bảo rằng mọi người liên quan đều nhận thức được về thay đổi và ảnh hưởng của nó.
- D. Khi dự án nằm trong giới hạn kinh phí thì bạn chẳng phải làm gì cả.: Đây là một câu trả lời sai. Việc trễ hạn giao hàng là một vấn đề nghiêm trọng, ngay cả khi dự án đang nằm trong giới hạn kinh phí. Giám đốc dự án có trách nhiệm đảm bảo rằng dự án được hoàn thành đúng thời hạn và đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Kết luận:
Phương án C là phương án tốt nhất vì nó tuân thủ quy trình quản lý dự án chuẩn mực và đảm bảo rằng mọi thay đổi được thực hiện một cách có kiểm soát và minh bạch. Việc tuân thủ quy trình thay đổi giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo sự thành công của dự án.
Câu hỏi liên quan
Phương án A: Tạo điều kiện thuận lợi cho quy trình lập kế hoạch nguồn lực. Mặc dù truyền đạt thông tin có thể ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch nguồn lực, nhưng đây không phải là mục đích chính của việc truyền đạt thông tin đến nhà tài trợ dự án.
Phương án B: Cung cấp thông tin biến động cho nhà tài trợ dự án. Điều này đúng, nhưng nó chỉ là một phần của mục tiêu lớn hơn. Mục tiêu chính là quản lý kỳ vọng chứ không chỉ đơn thuần cung cấp thông tin.
Phương án C: Tạo điều kiện thuận lợi tăng cường phối hợp giữa các đội ngũ thành viên. Việc truyền đạt thông tin đến nhà tài trợ dự án không trực tiếp tạo điều kiện thuận lợi cho việc phối hợp giữa các đội ngũ thành viên.
Phương án D: Đưa ra cơ chế nhằm quản lý các mức độ kỳ vọng của nhà tài trợ dự án. Đây là đáp án đúng. Việc truyền đạt thông tin về các thay đổi chính giúp nhà tài trợ hiểu rõ hơn về tình hình dự án, từ đó điều chỉnh kỳ vọng của họ một cách thực tế hơn. Điều này giúp tránh những hiểu lầm và thất vọng có thể xảy ra nếu nhà tài trợ không được thông báo đầy đủ về những thay đổi trong dự án.
ODA (Official Development Assistance) là vốn hỗ trợ phát triển chính thức, được cung cấp cho các nước đang phát triển từ các tổ chức quốc tế hoặc chính phủ các nước phát triển. FDI (Foreign Direct Investment) là đầu tư trực tiếp nước ngoài, là hình thức đầu tư mà nhà đầu tư nước ngoài góp vốn hoặc mua cổ phần để tham gia quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tại nước nhận đầu tư. Như vậy, sự khác biệt cơ bản nhất là ODA mang tính chất hỗ trợ, viện trợ không hoàn lại hoặc cho vay ưu đãi, còn FDI là đầu tư với mục đích sinh lời.
1. Đầu tư trực tiếp: Nhà đầu tư tự quản lý và điều hành vốn đầu tư.
2. Đầu tư gián tiếp: Nhà đầu tư ủy thác vốn cho người khác quản lý.
3. Đầu tư hỗn hợp: Kết hợp cả hai hình thức trên, nhà đầu tư vừa trực tiếp tham gia quản lý, vừa ủy thác cho người khác.
