Để quản lý sự thay đổi trong dự án, điều gì là cần thiết nhất?

Khi phát sinh rủi ro trong dự án, bước đầu tiên cần thực hiện là A. Đánh giá và phân tích rủi ro. Việc này giúp xác định mức độ ảnh hưởng, khả năng xảy ra và nguyên nhân của rủi ro, từ đó đưa ra các biện pháp ứng phó phù hợp. Các phương án B, C, và D chỉ nên được xem xét sau khi đã đánh giá và phân tích rủi ro một cách kỹ lưỡng.

Đặc tả yêu cầu (Requirement Specification) là tài liệu mô tả chi tiết tất cả các yêu cầu chức năng và phi chức năng của dự án. Nó đóng vai trò là cơ sở để thiết kế, phát triển, kiểm thử và triển khai sản phẩm/dịch vụ. Do đó, nó giúp đảm bảo các yêu cầu của dự án được thực hiện đúng. Các lựa chọn khác không tập trung trực tiếp vào việc đảm bảo thực hiện đúng các yêu cầu:

• Phân tích tài chính: Tập trung vào khía cạnh tài chính của dự án, không đảm bảo thực hiện đúng yêu cầu.
• Đánh giá rủi ro: Xác định và đánh giá các rủi ro có thể ảnh hưởng đến dự án, không đảm bảo thực hiện đúng yêu cầu.
• Biểu đồ Gantt: Lập kế hoạch và theo dõi tiến độ dự án, không đảm bảo thực hiện đúng yêu cầu.

Quản lý dự án bao gồm các quy trình như lập kế hoạch, kiểm soát dự án và kết thúc dự án. Định giá sản phẩm là một hoạt động liên quan đến việc xác định giá trị của sản phẩm, thường thuộc về lĩnh vực marketing hoặc tài chính, chứ không phải là một phần của quy trình quản lý dự án.

Khi lập kế hoạch ngân sách cho dự án, cần xem xét các yếu tố chính sau:

• Chi phí dự kiến: Ước tính tất cả các chi phí có thể phát sinh trong quá trình thực hiện dự án, bao gồm chi phí nhân công, vật tư, thiết bị, và các chi phí khác.


• Nguồn vốn: Xác định nguồn vốn để tài trợ cho dự án, bao gồm vốn tự có, vốn vay, hoặc các nguồn tài trợ khác.


• Rủi ro tài chính: Đánh giá và dự trù cho các rủi ro tài chính có thể ảnh hưởng đến ngân sách dự án, chẳng hạn như biến động giá cả, lạm phát, hoặc các rủi ro khác.

Các yếu tố khác như tầm nhìn dự án, mục tiêu dài hạn, thời gian dự án, nguồn lực nhân sự, các vấn đề môi trường và luật pháp cũng quan trọng, nhưng chúng ảnh hưởng đến ngân sách một cách gián tiếp. Phương án A bao gồm các yếu tố trực tiếp và quan trọng nhất cần cân nhắc khi lập kế hoạch ngân sách dự án.

Biểu đồ Gantt là một công cụ trực quan hóa tiến độ dự án, giúp theo dõi thời gian, nhiệm vụ và tài nguyên. Ma trận phân bổ tài nguyên (Resource Allocation Matrix - RAM) xác định vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong dự án đối với từng công việc hoặc tài nguyên. Lịch trình dự án là một phần của kế hoạch dự án, cho biết thời gian bắt đầu và kết thúc của các hoạt động. Cả ba công cụ này đều giúp quản lý tài nguyên hiệu quả. Tuy nhiên, Biểu đồ Gantt và Lịch trình dự án tập trung vào quản lý thời gian và tiến độ, còn Ma trận phân bổ tài nguyên tập trung trực tiếp vào việc phân công và theo dõi trách nhiệm sử dụng tài nguyên, do đó đáp án B chính xác nhất.

Phân tích SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) là một công cụ chiến lược được sử dụng để đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của một dự án hoặc tổ chức, không trực tiếp quản lý tài nguyên.