Chi phí thuê phòng sẽ được dùng cho cuộc họp dự án là ví dụ minh hoạ cho loại chi phí nào?

Câu hỏi này kiểm tra kiến thức về quản lý nguồn lực dự án. Tối ưu hóa nguồn lực là quá trình điều chỉnh lịch trình dự án để sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả nhất, đảm bảo không có nguồn lực nào bị quá tải hoặc nhàn rỗi quá mức. Việc này thường bao gồm việc phân bổ lại nhiệm vụ, thay đổi thời gian bắt đầu/kết thúc của nhiệm vụ, hoặc sử dụng các nguồn lực thay thế. Các đáp án khác không mô tả chính xác hành động này:

• Phân chia nguồn lực: Thường liên quan đến việc chia nhỏ nguồn lực cho các nhiệm vụ khác nhau, nhưng không nhất thiết liên quan đến việc điều chỉnh để duy trì khối lượng phù hợp.
• Cơ cấu lại nguồn lực: Có thể liên quan đến việc thay đổi cơ cấu tổ chức để quản lý nguồn lực tốt hơn, nhưng không trực tiếp đề cập đến việc điều chỉnh nhiệm vụ để duy trì khối lượng nguồn lực.
• Điều chỉnh nguồn lực: Quá chung chung và không phản ánh đầy đủ ý nghĩa của việc tối ưu hóa.

Câu hỏi này tập trung vào kỹ năng giải quyết xung đột và quản lý đội nhóm trong bối cảnh có sự thay đổi lãnh đạo tạm thời. Các thành viên đội nhóm phản ứng tiêu cực, và quyền giám đốc dự án cần giải quyết vấn đề này.

A. Thúc đẩy vấn đề trong tổ chức: Đây có thể là một bước đi cần thiết nếu các nỗ lực giải quyết vấn đề ở cấp độ dự án không thành công. Tuy nhiên, nên ưu tiên các giải pháp trực tiếp hơn trước.

B. Xây dựng đội mới hoàn toàn để hoàn thành dự án: Đây là một giải pháp cực đoan và tốn kém, có thể gây ra sự chậm trễ và ảnh hưởng tiêu cực đến dự án. Nên tránh nếu có các lựa chọn khác.

C. Thêm những người mới vào đội để cân bằng khối lượng công việc: Mặc dù có thể giúp giải quyết khối lượng công việc, nhưng không giải quyết được vấn đề cốt lõi là sự bất mãn của các thành viên hiện tại và có thể gây thêm xáo trộn.

D. Làm việc với đội ngũ thành viên còn lại để đáp ứng các mục tiêu: Đây là lựa chọn tốt nhất vì nó tập trung vào việc giải quyết vấn đề trực tiếp với các thành viên đội nhóm hiện tại. Quyền giám đốc dự án nên cố gắng tìm hiểu nguyên nhân sự bất mãn, lắng nghe các mối quan tâm và tìm cách xây dựng lại sự tin tưởng và cam kết của họ. Điều này có thể bao gồm việc thảo luận về vai trò và trách nhiệm, cung cấp sự hỗ trợ và ghi nhận những đóng góp của họ.

Vì vậy, đáp án chính xác nhất là D.

Sơ đồ Pareto là một công cụ thống kê được sử dụng để xác định và ưu tiên các vấn đề hoặc nguyên nhân quan trọng nhất gây ra phần lớn các trục trặc hoặc vấn đề trong một dự án. Nó dựa trên nguyên tắc Pareto, hay còn gọi là quy tắc 80/20, cho rằng khoảng 80% tác động đến từ 20% nguyên nhân. Trong bối cảnh này, sơ đồ Pareto sẽ giúp giám đốc dự án xác định 20% nguyên nhân gốc rễ gây ra 80% các trục trặc, từ đó tập trung nguồn lực và sự chú ý vào việc giải quyết những nguyên nhân quan trọng nhất này. Các lựa chọn khác ít phù hợp hơn vì những lý do sau:

• Kỹ thuật giải quyết xung đột, mâu thuẫn: Tập trung vào giải quyết các xung đột giữa các bên liên quan, không trực tiếp giúp xác định bản chất và mức độ nghiêm trọng của các trục trặc.
• Biểu đồ hình xương cá (Fishbone diagram/Cause-and-Effect diagram): Hữu ích cho việc xác định tất cả các nguyên nhân có thể gây ra một vấn đề cụ thể, nhưng không giúp ưu tiên hoặc xác định nguyên nhân nào quan trọng nhất.
• Phân tích xu hướng: Sử dụng để dự đoán các vấn đề tiềm ẩn trong tương lai dựa trên dữ liệu lịch sử, nhưng không giúp xác định nguyên nhân gốc rễ của các trục trặc hiện tại.

Câu hỏi này tập trung vào việc xác định nguyên nhân chính dẫn đến việc khởi xướng một dự án nhằm hợp lý hóa quy trình báo cáo trong một ngân hàng. Tình huống mô tả sự thiếu nhất quán trong các báo cáo từ các bộ phận khác nhau, gây khó khăn cho việc quản lý và hiểu thông tin. Vì vậy, việc hợp lý hóa quy trình báo cáo là để đáp ứng nhu cầu quản lý kinh doanh hiệu quả hơn.

A. Sự tiến bộ của công nghệ: Mặc dù công nghệ có thể hỗ trợ việc hợp lý hóa, nhưng đây không phải là nguyên nhân chính trong tình huống này. Vấn đề là sự thiếu nhất quán trong quy trình báo cáo, không phải là sự thiếu hụt về công nghệ.

B. Yêu cầu từ khách hàng và cơ quan pháp luật: Tình huống không đề cập đến bất kỳ yêu cầu nào từ khách hàng hoặc cơ quan pháp luật.

C. Nhu cầu đổi mới của cá nhân bạn: Mặc dù bạn là người đề xuất dự án, nhưng động lực chính không chỉ đơn thuần là nhu cầu đổi mới cá nhân, mà là giải quyết vấn đề thực tế về quản lý thông tin.

D. Nhu cầu quản lý kinh doanh: Đây là đáp án đúng. Sự thiếu nhất quán trong báo cáo ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng quản lý và đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả. Dự án được khởi xướng để giải quyết vấn đề này.