Một giám đốc dự án đang cố gắng hoàn thành 1 dự án về xây dựng nhà mẫu cho người có thu nhập cao, tuy nhiên ông ta không thể tập trung toàn bộ sự quan tâm cho dự án. Nguồn lực của dự án được tập trung cho các công việc liên quan đến những quy trình mà giám đốc dự án có rất ít quyền để tác động phân phối tài nguyên này. Ông giám đốc dự án này đang làm việc trong môi trường tổ chức theo dạng nào?

Câu hỏi mô tả việc tập hợp các yêu cầu và ước tính nguồn lực, đây là các hoạt động chính diễn ra trong giai đoạn hoạch định của dự án. Giai đoạn hoạch định bao gồm việc xác định phạm vi dự án, mục tiêu, và các hành động cần thiết để đạt được mục tiêu, bao gồm cả việc ước tính nguồn lực cần thiết.

Đáp án đúng: C. Nhà quản trị chức năng.

Giải thích:

Khi một dự án có hầu hết nội dung thuộc một lĩnh vực chuyên môn duy nhất, dự án phù hợp nhất với nhà quản trị chức năng (Functional Manager) vì người này:

Có chuyên môn sâu trong lĩnh vực của dự án.

Có quyền quản lý và phân bổ nguồn lực trong bộ phận.

Có khả năng điều phối các công việc chuyên môn hiệu quả.

Ví dụ: Một dự án chỉ tập trung vào nghiên cứu và phát triển sản phẩm kỹ thuật, thì trưởng bộ phận kỹ thuật có thể quản lý dự án hiệu quả.

Đáp án đúng: C. Mọi hoàn cảnh đều có thể thay đổi, vì vậy yêu cầu đánh đổi là cần thiết. 

Giải thích:

Trong quản trị dự án, luôn tồn tại sự đánh đổi (trade-off) giữa các yếu tố như:

Thời gian

Chi phí

Phạm vi

Chất lượng

Nguồn lực

Do điều kiện thực tế của dự án có thể thay đổi, nhà quản trị dự án phải điều chỉnh một yếu tố để cân bằng với các yếu tố khác.

Ví dụ: Muốn rút ngắn thời gian hoàn thành dự án → có thể phải tăng chi phí để bổ sung nguồn lực.

Đáp án đúng: D. Nhà tài trợ dự án. 

Giải thích:

Nhà tài trợ dự án (Project Sponsor) là người có thẩm quyền ở cấp cao, chịu trách nhiệm bảo đảm dự án phù hợp với mục tiêu của tổ chức và phê duyệt những quyết định đánh đổi quan trọng về:

Chi phí

Thời gian

Phạm vi

Nguồn lực

Nhà quản trị dự án có trách nhiệm đề xuất và quản lý các đánh đổi, nhưng với những đánh đổi quan trọng vượt quá thẩm quyền, quyết định cuối cùng thường thuộc về nhà tài trợ dự án.

Đáp án đúng: C. Ràng buộc chính của dự án là thời gian. 

Giải thích:

Đề bài nhấn mạnh giám đốc yêu cầu dự án được thực hiện “một cách nhanh chóng nhất”. Vì vậy, thời gian/tiến độ là ràng buộc chính cần ưu tiên.

A. Sai → nguồn lực không phải ràng buộc chính, vì giám đốc đã trao quyền sử dụng bất cứ nguồn lực cần thiết nào.

B. Sai → chất lượng được kỳ vọng cao, nhưng đề bài nhấn mạnh yêu cầu hoàn thành nhanh chóng nhất.

C. Đúng → thời gian là yếu tố được nhấn mạnh và cần kiểm soát.

D. Sai → việc người quay phim giỏi đang ở dự án khác là một hạn chế nguồn lực cụ thể, nhưng không làm thay đổi ràng buộc chính là thời gian.