Để thuận lợi cho việc tính toán, báo cáo ngân lưu của dự án thường quy ước tất cả dòng tiền về lúc:

Để quản lý hiệu quả các thay đổi trong dự án, Quy trình quản lý thay đổi là công cụ thường được sử dụng nhất. Quy trình này bao gồm các bước như xác định thay đổi, đánh giá tác động, phê duyệt hoặc từ chối thay đổi, và theo dõi việc thực hiện thay đổi. Các công cụ khác không trực tiếp giải quyết vấn đề quản lý thay đổi:

• Ma trận phân bổ tài nguyên: dùng để gán tài nguyên cho các công việc, không quản lý thay đổi.


• Đánh giá tài chính: tập trung vào khía cạnh tài chính của dự án, không phải quản lý thay đổi.


• Phân tích SWOT: đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức, nhưng không phải là công cụ để quản lý các thay đổi trong dự án.

Đặc tả yêu cầu (B) là công cụ được sử dụng để xác định và theo dõi các yêu cầu của dự án. Nó mô tả chi tiết những gì dự án cần phải đạt được, bao gồm chức năng, hiệu suất và các ràng buộc. Các lựa chọn khác không phù hợp vì:

• Đánh giá tài chính (A): Liên quan đến việc đánh giá khía cạnh tài chính của dự án, không phải yêu cầu.
• Ma trận phân bổ tài nguyên (C): Cho biết tài nguyên nào được phân bổ cho công việc nào, không phải yêu cầu.
• Biểu đồ Gantt (D): Lịch trình dự án, không phải yêu cầu.

Trong quá trình xây dựng kế hoạch dự án, các yếu tố như phạm vi dự án, thời gian thực hiện và chi phí dự án là những yếu tố quan trọng cần được xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo dự án được thực hiện thành công. Tỷ lệ lạm phát cũng có thể ảnh hưởng đến chi phí dự án, nhưng nó không phải là một yếu tố trực tiếp và quan trọng như ba yếu tố kia ở giai đoạn lập kế hoạch ban đầu. Vì vậy, đáp án C là phù hợp nhất.

Khi gặp sự cố về tiến độ dự án, bước đầu tiên và quan trọng nhất là đánh giá và phân tích nguyên nhân (phương án A). Việc này giúp xác định chính xác vấn đề gốc rễ gây ra sự chậm trễ, từ đó có thể đưa ra các giải pháp phù hợp và hiệu quả. Các hành động như thay đổi phạm vi dự án (B), tăng ngân sách (C) hoặc rút ngắn thời gian thực hiện (D) chỉ nên được xem xét sau khi đã hiểu rõ nguyên nhân của sự cố và đánh giá tính khả thi của các phương án này.

Để đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ, việc theo dõi tiến độ thường xuyên là quan trọng nhất. Việc theo dõi giúp bạn phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn, từ đó có các biện pháp điều chỉnh kịp thời. Tăng ngân sách (A) có thể giúp giải quyết một số vấn đề, nhưng không đảm bảo dự án sẽ hoàn thành đúng hạn. Tinh chỉnh quy trình (B) có thể hữu ích, nhưng không phải lúc nào cũng cần thiết. Mở rộng phạm vi dự án (D) thường dẫn đến chậm trễ.