Công cụ nào giúp xác định và theo dõi các yêu cầu của dự án?

Trong quá trình xây dựng kế hoạch dự án, các yếu tố như phạm vi dự án, thời gian thực hiện và chi phí dự án là những yếu tố quan trọng cần được xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo dự án được thực hiện thành công. Tỷ lệ lạm phát cũng có thể ảnh hưởng đến chi phí dự án, nhưng nó không phải là một yếu tố trực tiếp và quan trọng như ba yếu tố kia ở giai đoạn lập kế hoạch ban đầu. Vì vậy, đáp án C là phù hợp nhất.

Khi gặp sự cố về tiến độ dự án, bước đầu tiên và quan trọng nhất là đánh giá và phân tích nguyên nhân (phương án A). Việc này giúp xác định chính xác vấn đề gốc rễ gây ra sự chậm trễ, từ đó có thể đưa ra các giải pháp phù hợp và hiệu quả. Các hành động như thay đổi phạm vi dự án (B), tăng ngân sách (C) hoặc rút ngắn thời gian thực hiện (D) chỉ nên được xem xét sau khi đã hiểu rõ nguyên nhân của sự cố và đánh giá tính khả thi của các phương án này.

Để đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ, việc theo dõi tiến độ thường xuyên là quan trọng nhất. Việc theo dõi giúp bạn phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn, từ đó có các biện pháp điều chỉnh kịp thời. Tăng ngân sách (A) có thể giúp giải quyết một số vấn đề, nhưng không đảm bảo dự án sẽ hoàn thành đúng hạn. Tinh chỉnh quy trình (B) có thể hữu ích, nhưng không phải lúc nào cũng cần thiết. Mở rộng phạm vi dự án (D) thường dẫn đến chậm trễ.

Ma trận phân bổ tài nguyên (Resource Allocation Matrix - RAM) là công cụ hiệu quả để xác định vai trò và trách nhiệm của các thành viên trong dự án đối với từng công việc hoặc gói công việc cụ thể. Nó giúp phân bổ nguồn lực (nhân lực, thiết bị, vật tư,...) một cách hợp lý và theo dõi việc sử dụng chúng trong suốt dự án. Các lựa chọn khác không phải là công cụ chính để phân bổ và theo dõi tài nguyên dự án:

• Đặc tả yêu cầu: Mô tả các yêu cầu và chức năng của dự án.
• Phân tích SWOT: Đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của dự án.
• Biểu đồ Gantt: Lịch trình các công việc và thời gian thực hiện của dự án.

Để quản lý các thay đổi trong dự án một cách hiệu quả, việc thiết lập một quy trình quản lý thay đổi là rất cần thiết. Quy trình này giúp xác định, đánh giá, phê duyệt và theo dõi các thay đổi, đảm bảo rằng chúng được thực hiện một cách có kiểm soát và không gây ảnh hưởng tiêu cực đến mục tiêu của dự án. Các lựa chọn khác (tăng ngân sách, thay đổi phạm vi dự án, rút ngắn thời gian thực hiện) có thể là kết quả của việc quản lý thay đổi, nhưng chúng không phải là bước đầu tiên và quan trọng nhất.