Để phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến dự án, công cụ nào thường được sử dụng?

Khi dự án vượt ngân sách, bước đầu tiên và quan trọng nhất là xác định nguyên nhân của vấn đề. Việc đánh giá nguyên nhân vượt ngân sách giúp xác định các yếu tố gây ra sự vượt mức chi phí, từ đó có thể đưa ra các biện pháp khắc phục phù hợp và hiệu quả. Các phương án khác như thay đổi phạm vi dự án, tăng ngân sách hoặc rút ngắn thời gian thực hiện chỉ nên được xem xét sau khi đã hiểu rõ nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.

Câu hỏi này kiểm tra kiến thức về các hoạt động trong giai đoạn kết thúc dự án. Giai đoạn kết thúc dự án bao gồm các công việc như đánh giá kết quả dự án, chuyển giao kết quả cho khách hàng và đóng dự án một cách chính thức. Việc xác định yêu cầu khách hàng là một hoạt động thuộc giai đoạn khởi đầu hoặc lập kế hoạch của dự án, chứ không phải giai đoạn kết thúc.

Phân tích PEST (Political, Economic, Social, Technological) là một công cụ được sử dụng để phân tích môi trường vĩ mô bên ngoài có thể ảnh hưởng đến một dự án hoặc tổ chức. Nó không trực tiếp liên quan đến việc phân bổ nguồn lực trong nội bộ dự án. Trong khi đó, ma trận phân bổ tài nguyên, đặc tả yêu cầu và đánh giá tài chính đều là các công cụ quan trọng để xác định và phân bổ nguồn lực cần thiết cho các hoạt động dự án.

Phạm vi dự án được xác định bởi các yêu cầu và mục tiêu của dự án. Các yêu cầu và mục tiêu này chỉ ra những gì cần phải đạt được và những gì không nằm trong dự án. Thời gian thực hiện, nguồn vốn đầu tư và quy mô, chi phí là các yếu tố liên quan nhưng không trực tiếp xác định phạm vi dự án.