Công cụ nào giúp phân bổ các nhiệm vụ và tài nguyên cho dự án?

Để quản lý hiệu quả ngân sách dự án, công cụ Kiểm soát chi phí (B) là phù hợp nhất. Kiểm soát chi phí bao gồm việc theo dõi, phân tích và điều chỉnh chi phí dự án để đảm bảo rằng dự án hoàn thành trong phạm vi ngân sách đã được phê duyệt.

* Phân tích SWOT (A) là một công cụ chiến lược dùng để đánh giá Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội và Thách thức của một dự án hoặc tổ chức, không trực tiếp liên quan đến quản lý ngân sách.
* Đánh giá tài chính (C) là một quá trình đánh giá hiệu quả tài chính của một dự án hoặc tổ chức, nhưng nó không phải là một công cụ quản lý ngân sách chủ động.
* Đặc tả yêu cầu (D) mô tả chi tiết các yêu cầu kỹ thuật và chức năng của dự án, chứ không phải là công cụ quản lý ngân sách.

Dự án có thể bị hủy bỏ vì nhiều lý do khác nhau, và trong các lựa chọn được đưa ra, có hai lý do chính đáng nhất:

* A. Chi phí cao: Nếu chi phí dự án vượt quá ngân sách dự kiến một cách đáng kể và không có khả năng thu hồi vốn hoặc mang lại lợi nhuận tương xứng, dự án có thể bị hủy bỏ để tránh lãng phí thêm nguồn lực.
* B. Mục tiêu không còn phù hợp: Nếu mục tiêu ban đầu của dự án không còn phù hợp với chiến lược kinh doanh, nhu cầu thị trường đã thay đổi, hoặc xuất hiện các yếu tố bất khả kháng khiến mục tiêu không thể đạt được, việc hủy bỏ dự án là một quyết định hợp lý.

* C. Kết thúc thời gian dự kiến: Việc dự án kết thúc đúng thời gian dự kiến không phải là lý do để hủy bỏ dự án. Ngược lại, đó là một dấu hiệu tốt.
* D. Nhân sự thay đổi: Sự thay đổi nhân sự có thể gây ra khó khăn, nhưng không nhất thiết dẫn đến việc hủy bỏ dự án. Dự án có thể được tiếp tục với đội ngũ nhân sự mới.

Trong hai đáp án A và B, đáp án B (Mục tiêu không còn phù hợp) là lý do chính đáng nhất để hủy dự án vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công và tính khả thi của dự án. Chi phí cao có thể được giải quyết bằng cách cắt giảm, tìm nguồn tài trợ, nhưng nếu mục tiêu không còn phù hợp thì dự án không còn giá trị. Tuy nhiên, vì cả A và B đều có thể là lý do, nên câu hỏi có thể có nhiều đáp án đúng. Trong trường hợp này, tôi sẽ chọn đáp án B là đáp án chính xác nhất.

Việc kiểm tra chất lượng trong quản lý dự án nên được thực hiện trong suốt quá trình thực hiện dự án. Điều này giúp phát hiện và sửa chữa các lỗi hoặc sai sót kịp thời, đảm bảo chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng đáp ứng yêu cầu. Nếu kiểm tra chất lượng chỉ được thực hiện sau khi hoàn thành dự án, trước khi bắt đầu dự án hoặc khi kết thúc giai đoạn lập kế hoạch, các vấn đề có thể không được phát hiện sớm và việc sửa chữa có thể tốn kém hơn hoặc thậm chí không thể thực hiện được.