Khi xây dựng ngân sách dự án, yếu tố nào không cần xem xét?

Phân tích PEST (Political, Economic, Social, Technological) là một công cụ được sử dụng để phân tích môi trường vĩ mô bên ngoài có thể ảnh hưởng đến một dự án hoặc tổ chức. Nó không trực tiếp được sử dụng trong việc lập kế hoạch phân bổ nguồn lực. Các công cụ còn lại (Ma trận phân bổ tài nguyên, Đặc tả yêu cầu, Đánh giá tài chính) đều đóng vai trò quan trọng trong việc xác định và phân bổ nguồn lực hiệu quả.

Đáp án đúng là A: Đặc tả yêu cầu là tài liệu mô tả chi tiết những gì dự án cần đạt được và các chức năng cần có. Nó đóng vai trò là cơ sở để phát triển, kiểm thử và nghiệm thu dự án. Nếu không có đặc tả yêu cầu rõ ràng, dự án có thể đi sai hướng, dẫn đến kết quả không đáp ứng mong đợi của khách hàng hoặc các bên liên quan.

Các lựa chọn khác không phải là đáp án chính xác nhất vì:

• Tinh chỉnh quy trình (B) quan trọng để cải thiện hiệu suất, nhưng không đảm bảo dự án đi đúng hướng ngay từ đầu.
• Phân tích SWOT (C) giúp đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức, nhưng không trực tiếp đảm bảo dự án đáp ứng yêu cầu.
• Biểu đồ Gantt (D) là công cụ quản lý thời gian, giúp lập kế hoạch và theo dõi tiến độ, nhưng không đảm bảo dự án được thực hiện theo đúng yêu cầu ban đầu.

Để đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ, việc theo dõi tiến độ thường xuyên là quan trọng nhất. Việc này giúp phát hiện sớm các vấn đề hoặc chậm trễ, từ đó có biện pháp điều chỉnh kịp thời. Các lựa chọn khác như tăng ngân sách, tinh chỉnh quy trình hoặc mở rộng phạm vi dự án có thể ảnh hưởng đến tiến độ, nhưng không trực tiếp đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn nếu không có sự theo dõi sát sao.