Để đảm bảo rằng dự án được thực hiện đúng theo yêu cầu, công cụ nào là quan trọng nhất?

Để đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ, việc theo dõi tiến độ thường xuyên là quan trọng nhất. Việc này giúp phát hiện sớm các vấn đề hoặc chậm trễ, từ đó có biện pháp điều chỉnh kịp thời. Các lựa chọn khác như tăng ngân sách, tinh chỉnh quy trình hoặc mở rộng phạm vi dự án có thể ảnh hưởng đến tiến độ, nhưng không trực tiếp đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn nếu không có sự theo dõi sát sao.

Trong giai đoạn lập kế hoạch dự án, việc xác định mục tiêu cụ thể là một phần quan trọng của hoạt động Lập kế hoạch chiến lược. Lập kế hoạch chiến lược bao gồm việc xác định phạm vi dự án, mục tiêu, các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu, và cách thức thực hiện chúng. Các hoạt động khác như phân tích lợi ích, phân tích rủi ro và quản lý ngân sách là các hoạt động hỗ trợ hoặc diễn ra sau khi mục tiêu đã được xác định.

Phân tích WBS (Work Breakdown Structure) là kỹ thuật phân chia dự án thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Quá trình này giúp xác định tất cả các công việc cần thiết để hoàn thành dự án. Các phương án khác không trực tiếp liên quan đến việc xác định công việc cần thực hiện:

• Đánh giá tài chính: tập trung vào khía cạnh tiền bạc của dự án.
• Phân tích SWOT: đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức.
• Phân tích PEST: đánh giá các yếu tố chính trị, kinh tế, xã hội và công nghệ.

Quản lý dự án là người chịu trách nhiệm chính về việc lập kế hoạch, thực hiện, theo dõi và kiểm soát dự án để đạt được các mục tiêu đã đề ra. Do đó, họ cũng là người chịu trách nhiệm chính về các quyết định liên quan đến dự án. Các thành viên khác trong nhóm dự án (giám đốc điều hành, nhóm phát triển, đội ngũ kiểm soát chất lượng) có thể tham gia vào quá trình ra quyết định, nhưng người quản lý dự án là người đưa ra quyết định cuối cùng và chịu trách nhiệm giải trình.