Khi lập kế hoạch phân bổ nguồn lực, công cụ nào không cần thiết?

Đáp án đúng là A: Đặc tả yêu cầu là tài liệu mô tả chi tiết những gì dự án cần đạt được và các chức năng cần có. Nó đóng vai trò là cơ sở để phát triển, kiểm thử và nghiệm thu dự án. Nếu không có đặc tả yêu cầu rõ ràng, dự án có thể đi sai hướng, dẫn đến kết quả không đáp ứng mong đợi của khách hàng hoặc các bên liên quan.

Các lựa chọn khác không phải là đáp án chính xác nhất vì:

• Tinh chỉnh quy trình (B) quan trọng để cải thiện hiệu suất, nhưng không đảm bảo dự án đi đúng hướng ngay từ đầu.
• Phân tích SWOT (C) giúp đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức, nhưng không trực tiếp đảm bảo dự án đáp ứng yêu cầu.
• Biểu đồ Gantt (D) là công cụ quản lý thời gian, giúp lập kế hoạch và theo dõi tiến độ, nhưng không đảm bảo dự án được thực hiện theo đúng yêu cầu ban đầu.

Để đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ, việc theo dõi tiến độ thường xuyên là quan trọng nhất. Việc này giúp phát hiện sớm các vấn đề hoặc chậm trễ, từ đó có biện pháp điều chỉnh kịp thời. Các lựa chọn khác như tăng ngân sách, tinh chỉnh quy trình hoặc mở rộng phạm vi dự án có thể ảnh hưởng đến tiến độ, nhưng không trực tiếp đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn nếu không có sự theo dõi sát sao.

Trong giai đoạn lập kế hoạch dự án, việc xác định mục tiêu cụ thể là một phần quan trọng của hoạt động Lập kế hoạch chiến lược. Lập kế hoạch chiến lược bao gồm việc xác định phạm vi dự án, mục tiêu, các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu, và cách thức thực hiện chúng. Các hoạt động khác như phân tích lợi ích, phân tích rủi ro và quản lý ngân sách là các hoạt động hỗ trợ hoặc diễn ra sau khi mục tiêu đã được xác định.

Phân tích WBS (Work Breakdown Structure) là kỹ thuật phân chia dự án thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Quá trình này giúp xác định tất cả các công việc cần thiết để hoàn thành dự án. Các phương án khác không trực tiếp liên quan đến việc xác định công việc cần thực hiện:

• Đánh giá tài chính: tập trung vào khía cạnh tiền bạc của dự án.
• Phân tích SWOT: đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức.
• Phân tích PEST: đánh giá các yếu tố chính trị, kinh tế, xã hội và công nghệ.