Khi dự án không đạt được các mục tiêu đề ra, việc đầu tiên cần làm là gì?

Để nâng cao hiệu quả quản lý dự án, việc tinh chỉnh quy trình và quản lý thay đổi là cần thiết nhất. Điều này giúp dự án thích ứng với các tình huống phát sinh, tối ưu hóa nguồn lực và đảm bảo dự án đi đúng hướng. Tăng ngân sách (B), đẩy nhanh tiến độ (C) hoặc mở rộng phạm vi dự án (D) có thể không giải quyết được các vấn đề cốt lõi và thậm chí có thể làm tăng thêm sự phức tạp và rủi ro cho dự án.

Trong quy trình quản lý dự án, giai đoạn Khởi động (C) là bước đầu tiên. Giai đoạn này bao gồm việc xác định dự án, mục tiêu, phạm vi và các bên liên quan chính, cũng như việc xin phép bắt đầu dự án. Các giai đoạn khác diễn ra sau giai đoạn Khởi động. Lập kế hoạch (A) diễn ra sau khi dự án được khởi động để xác định chi tiết cách thức đạt được các mục tiêu. Giám sát và kiểm soát (B) diễn ra trong suốt quá trình thực hiện dự án để đảm bảo tiến độ theo kế hoạch. Kết thúc (D) là giai đoạn cuối cùng, diễn ra sau khi tất cả các công việc đã hoàn thành và dự án đã đạt được các mục tiêu.

Giai đoạn lập kế hoạch dự án bao gồm các hoạt động như xác định phạm vi dự án, xác định ngân sách, xác định các mục tiêu của dự án. Tuy nhiên, phân tích rủi ro là một hoạt động diễn ra xuyên suốt các giai đoạn của dự án, chứ không chỉ giới hạn trong giai đoạn lập kế hoạch.

Phân tích PEST là công cụ được sử dụng để phân tích các yếu tố vĩ mô bên ngoài có thể ảnh hưởng đến một dự án hoặc tổ chức. PEST là viết tắt của:

• Political (Chính trị)
• Economic (Kinh tế)
• Social (Xã hội)
• Technological (Công nghệ)

Các yếu tố này nằm ngoài tầm kiểm soát trực tiếp của dự án, nhưng có thể tác động đáng kể đến sự thành công của dự án. Các lựa chọn khác không phù hợp vì:

• Phân tích SWOT: Phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức, bao gồm cả yếu tố bên trong và bên ngoài.
• Đánh giá tài chính: Tập trung vào khía cạnh tài chính của dự án.
• Ma trận phân bổ tài nguyên: Công cụ để quản lý và phân bổ tài nguyên cho các hoạt động dự án.