Thuật ngữ "Sổ tay hoạt động" được dùng trong tài liệu hệ thống cho:

Các hệ thống mức cao hơn sử dụng các hệ thống con mức thấp hơn

Các hệ thống con mức thấp hơn là phần mở rộng của các hệ thống mức cao hơn

Các hệ thống mức thấp hơn cung cấp đầu vào cho các hệ thống mức cao hơn

Các hệ thống ngang hàng đồng mức

Nhà phát triển hệ thống

Nhà cung cấp phần cứng

Người sử dụng

Phòng tổ chức

Cho cách nhìn tổng quát, dễ hiểu, từng nhiệm vụ cần thực hiện của các tổ chức hợp thành cơ quan

Rất dễ thành lập bằng cách phân rã dần dần các chức năng từ trên xuống của các tổ chức hợp thành cơ quan

Sơ đồ tổ chức thể hiện mức phân bố các chức năng từ cao xuống thấp

Cho cách nhìn tổng quát, dễ hiểu từng nhiệm vụ cần thực hiện và rất dễ thành lập bằng cách phân rã dần dần các chức năng từ trên xuống

Tên chức năng và cấu trúc cây phân cấp

Cấu trúc sơ đồ phân cấp của hệ thống

Tên mỗi chức năng được thể hiện trong sơ đồ

Không có sự khác nhau giữa hai biểu đồ

Biểu đồ tổng quát

Biểu đồ phân cấp chức năng

Biểu đồ luồng dữ liệu

Biểu đồ use - case

Mô hình hệ thống ở mức tổng quát nhất. Hệ thống chỉ có một chức năng duy nhất. Các tác nhân ngoài cùng các luồng dữ liệu vào / ra từ tác nhân ngoài

Đặc tả Hệ thống theo ngữ cảnh

Mô tả các luồng dữ liệu vào ra hệ thống

Các thành phần dữ liệu của hệ thống

Tính từ (tính từ là những từ chỉ đặc điểm, tính chất của sự vật, hành động, trạng thái.)

Trạng từ (Trạng từ hay còn được gọi là phó từ là từ dùng để bổ nghĩa cho các động từ, tính từ hay các trạng từ khác.)

Danh từ (Danh từ là những từ chỉ người, sự vật, con vật, sự việc, khái niệm..

Động từ (Động từ là một từ (thành phần câu) dùng để biểu thị hoạt động (chạy, đi, đọc), trạng thái (tồn tại, ngồi).)

Mô phỏng sự hoạt động của HT

Xác định chức năng và vị trí của từng công việc là cơ sở để thiết kế cấu trúc HT chương trình

Sơ đồ chương trình ứng dụng

Sơ đồ khối HT

Mũi tên quay vòng trên tiến trình hình tròn

Nhiều đường luồng dữ liệu

Một phần của tiến trình hình tròn

Toàn bộ tiến trình

DFD mức cao

DFD mức thấp

DFD mức trung bình

MỨc ngữ cảnh