Công cụ nào giúp phân tích các yếu tố bên trong ảnh hưởng đến dự án?

Đặc tả yêu cầu là công cụ hữu ích nhất để đảm bảo các yêu cầu của dự án được thực hiện đúng. Đặc tả yêu cầu mô tả chi tiết những gì cần được xây dựng hoặc thực hiện trong dự án. Nó giúp tất cả các bên liên quan hiểu rõ về phạm vi, mục tiêu và chức năng của dự án, từ đó giảm thiểu rủi ro sai sót và đảm bảo dự án đi đúng hướng. Các công cụ khác có vai trò riêng, nhưng không trực tiếp đảm bảo việc đáp ứng yêu cầu dự án như đặc tả yêu cầu.

Mục tiêu chính của quản lý dự án là đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách đã được phê duyệt, và đáp ứng các yêu cầu về chất lượng đã đề ra. Các yếu tố khác như tăng lợi nhuận, tối đa hóa doanh thu hoặc giảm chi phí có thể là các mục tiêu phụ thuộc hoặc các yếu tố ảnh hưởng đến dự án, nhưng mục tiêu chính vẫn là hoàn thành dự án thành công theo các ràng buộc đã được xác định.

Phạm vi dự án được xác định rõ ràng trong giai đoạn lập kế hoạch. Trong giai đoạn này, các mục tiêu, sản phẩm bàn giao, nhiệm vụ và nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án được xác định và ghi lại chi tiết. Các giai đoạn khác có liên quan đến việc thực hiện (thực hiện), bắt đầu (khởi động) hoặc hoàn thành (kết thúc) dự án, nhưng phạm vi được xác định rõ nhất trong giai đoạn lập kế hoạch.

Kiểm soát dự án bao gồm các hoạt động theo dõi tiến độ, kiểm soát chi phí và quản lý thay đổi để đảm bảo dự án đi đúng hướng so với kế hoạch ban đầu. Xây dựng kế hoạch là một phần của giai đoạn lập kế hoạch dự án, diễn ra trước giai đoạn kiểm soát.