Các nhà quản lý thực hiện kiểm soát tài chính đối với một tổ chức bằng cách sử dụng phân tích ________.

Câu hỏi này kiểm tra khả năng hiểu và áp dụng khái niệm ngân sách trong quản lý chi phí.

• A. Sử dụng ngân sách để lập kế hoạch: Mặc dù ngân sách được sử dụng để lập kế hoạch, nhưng tình huống này mô tả việc theo dõi chi phí thực tế so với ngân sách đã lập, không phải quá trình lập kế hoạch ban đầu.
• B. Sử dụng dữ liệu để xác nhận ngân sách: Xác nhận ngân sách thường liên quan đến việc xem xét tính hợp lý của các giả định ban đầu, không phải việc theo dõi và kiểm soát chi phí thực tế.
• C. Biện minh cho chi phí bằng ngân sách: Biện minh cho chi phí là giải thích lý do chi phí phát sinh, nhưng trong tình huống này, trọng tâm là việc chi phí vượt quá ngân sách đã định.
• D. Sử dụng ngân sách để theo dõi và kiểm soát: Đây là đáp án đúng. Tình huống mô tả việc so sánh chi phí thực tế (thanh toán cho dịch giả tự do) với ngân sách đã lập, và nhận thấy sự vượt quá ngân sách. Đây chính là việc sử dụng ngân sách để theo dõi (tracking) và kiểm soát (controlling) chi phí.

Vì vậy, đáp án đúng nhất là D.

Ngân sách, khi được lập, đóng vai trò quan trọng trong việc hoạch định và quản lý tài chính của một tổ chức. Nó không chỉ là một bản dự toán thu chi mà còn là công cụ để:

• Lập kế hoạch: Ngân sách giúp tổ chức xác định mục tiêu tài chính, phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả để đạt được các mục tiêu đó.
• Kiểm soát: Ngân sách cung cấp một cơ sở để so sánh hiệu suất thực tế với kế hoạch, từ đó giúp phát hiện và điều chỉnh các sai lệch.
• Tổ chức: Ngân sách giúp phân công trách nhiệm cho các bộ phận khác nhau trong việc quản lý và sử dụng nguồn lực.
• Lãnh đạo: Ngân sách cung cấp thông tin hữu ích cho việc ra quyết định và lãnh đạo tổ chức.

Trong các vai trò trên, lập kế hoạch là vai trò nền tảng và quan trọng nhất. Ngân sách giúp tổ chức định hình tương lai tài chính, xác định các bước cần thiết để đạt được mục tiêu. Các vai trò còn lại (kiểm soát, tổ chức, lãnh đạo) đều phụ thuộc vào kế hoạch đã được vạch ra trong ngân sách. Vì vậy, đáp án C là chính xác nhất.

Ngân sách, khi được sử dụng để kiểm soát, cung cấp một tiêu chuẩn về số lượng để so sánh mức tiêu thụ tài nguyên thực tế. Điều này có nghĩa là, ngân sách đặt ra một lượng tài nguyên cụ thể (ví dụ: tiền, vật liệu, giờ công) được phép sử dụng cho một hoạt động hoặc dự án nhất định. Sau đó, người quản lý có thể so sánh mức tiêu thụ tài nguyên thực tế với tiêu chuẩn ngân sách để xác định xem có sự khác biệt (biến động) nào không và thực hiện các hành động khắc phục nếu cần thiết.

Các lựa chọn khác không phù hợp vì:

• Tiêu chuẩn về chất lượng: Ngân sách tập trung chủ yếu vào số lượng tài nguyên, không phải chất lượng.

• Tiêu chuẩn linh hoạt: Mặc dù ngân sách có thể được điều chỉnh trong một số trường hợp, nhưng chức năng chính của nó là cung cấp một tiêu chuẩn cố định để so sánh.

• Tiêu chuẩn phi dữ liệu: Ngân sách dựa trên dữ liệu số lượng cụ thể.

Ngân sách, trong trường hợp này, được sử dụng để theo dõi và điều chỉnh chi tiêu thực tế so với kế hoạch ban đầu. Khi hộ gia đình nhận thấy chi tiêu vượt quá ngân sách, họ đã thực hiện các biện pháp cắt giảm chi tiêu. Điều này cho thấy ngân sách đang được sử dụng như một công cụ để kiểm soát, đảm bảo chi tiêu không vượt quá mức cho phép.

• A. Công cụ lập kế hoạch: Ngân sách chắc chắn là một công cụ lập kế hoạch trước khi chi tiêu diễn ra, nhưng câu hỏi tập trung vào việc sử dụng ngân sách SAU KHI đã chi tiêu và nhận thấy vượt mức.
• B. Công cụ kiểm soát: Đây là đáp án đúng. Ngân sách được sử dụng để kiểm soát chi tiêu, phát hiện sai lệch và đưa ra các điều chỉnh.
• C. Công cụ tổ chức: Ngân sách có thể giúp tổ chức tài chính, nhưng vai trò chính được thể hiện trong câu hỏi là kiểm soát chi tiêu.
• D. Công cụ dẫn dắt: Ngân sách không trực tiếp dẫn dắt hành vi, mà là cung cấp thông tin để điều chỉnh hành vi chi tiêu.

Ngân sách hộ gia đình được sử dụng như một công cụ lập kế hoạch để dự trù các khoản thu chi trong tương lai. Nó cũng được dùng như một công cụ kiểm soát để theo dõi và so sánh chi tiêu thực tế với kế hoạch ban đầu, từ đó đưa ra các điều chỉnh phù hợp. Vì vậy, đáp án A và B đều đúng nhưng đáp án A chính xác nhất.

• Công cụ lập kế hoạch: Ngân sách giúp gia đình xác định mục tiêu tài chính, dự đoán thu nhập và chi tiêu, từ đó lập kế hoạch sử dụng tiền bạc hiệu quả.
• Công cụ kiểm soát: Ngân sách cho phép gia đình theo dõi dòng tiền, so sánh thực tế với kế hoạch, phát hiện các khoản chi tiêu không hợp lý và đưa ra biện pháp khắc phục.
• Công cụ tổ chức: Ngân sách có thể giúp gia đình sắp xếp các ưu tiên chi tiêu, nhưng đây không phải là vai trò chính của ngân sách.
• Công cụ dẫn đầu: Ngân sách không trực tiếp liên quan đến việc dẫn dắt hay tạo động lực cho các thành viên trong gia đình.